ניהול גבייה בחברת הפצת דלק: מסגרת אשראי, שיקים דחויים, הוראות קבע וסוף חודש

תקציר: מצבי גבייה נפוצים ומה קורה בכל אחד

מסגרת אשראי ואובליגו: כמה מותר ללקוח להיות חייב

מסגרת אשראי היא תקרה לחשיפה של לקוח. החשיפה, האובליגו, היא לא רק חשבוניות פתוחות: היא חוב פתוח (חשבוניות שהופקו פחות תשלומים וזיכויים) ועוד שיקים דחויים שטרם נפרעו, ובלקוח כרטיסי דלק גם הערכה של צריכת החודש שטרם חויבה. מי שמחשב אובליגו רק מהחשבוניות מפספס בדיוק את הכסף שנמצא בדרך.

שיק דחוי ממשיך לתפוס מסגרת עד יום הפירעון שלו. לקוח שמסר שיק לעוד שלושה חודשים לא קיבל מסגרת חדשה להזמין היום: הוא שילם בהבטחה, והבטחה היא לא כסף.

שני עקרונות מעשיים בניהול מסגרות. ראשית, התראה לפני החריגה ולא אחריה: ב-ovalotCRM נשלחת התראה פנימית למנהל ולנציגות כשלקוח חוצה 90% מהמסגרת, ושוב ב-100% — לעולם לא ללקוח, כדי שהשיחה איתו תהיה שלכם ולא של הודעה אוטומטית. שנית, חריגה היא החלטה ולא תקלה: הזמנה מעל המסגרת נחסמת עד שמי שמורשה לכך מאשר חריגה, כך שמי שמאשר יודע שהוא מאשר.

לקוחות מזומן ולקוחות ששילמו מראש

ללקוח מזומן אין מסגרת אשראי. כשלקוח כזה מפקיד סכום מראש, היתרה היא המסגרת שלו, והזמנה שעולה על היתרה נחסמת עם הסבר כמה חסר. אחרי האספקה יוצאת חשבונית מס רגילה, והיא מסולקת מהיתרה בלי שמישהו יצטרך לזכור לקזז.

תשלום עודף או מקדמה שלא סוגרים חשבונית נרשמים כיתרת זכות מוצהרת, עם סיבה מרשימה סגורה. לקוח שיש לו יתרת זכות אצלכם מסומן בכרטיס, לא מקבל תזכורת גבייה ולא מוצע להליך משפטי: מי שהכסף שלו אצלכם לא נרדף.

שיקים דחויים וצ'ק שחזר

שיק דחוי נרשם בקופה עם הבנק, הסניף, החשבון, מספר השיק ותאריך הפירעון, ואפשר לצרף צילום. בתזרים הוא מוצג תחת חודש הפירעון שלו ומסומן 'התקבל — מחכה לחיוב', ומהרגע שהתאריך עובר הוא הופך ל'שולם'. הצוות מקבל התראה ביום הפירעון או יום לפניו, ושיקים שיוצאים להפקדה יוצאים בטופס הפקדה מודפס.

כשהשיק חוזר, מסמנים 'חזר'. בלחיצה אחת קורים כמה דברים: החשבוניות שהשיק סגר נפתחות מחדש והחוב חוזר לכרטיס, כרטיסי הדלק הפעילים של הלקוח מוקפאים, נפתחת משימה לנציגה לעדכן את חברת הדלק, ועובדת ומנהל מקבלים התראה פנימית. שחרור ההקפאה נשאר ידני, כי ההחלטה אם לתת ללקוח קרדיט שוב היא החלטה של אדם.

חשוב לדעת: הקפאה במערכת אינה חסימה אצל חברת הדלק. הכרטיס ממשיך לעבוד שם עד שמישהו מעדכן אותה, ולכן המשימה לנציגה היא חלק מהתהליך ולא תוספת. מעבר לתהליך הפנימי יש לשיק שחזר גם צד משפטי: חוק שיקים ללא כיסוי מסדיר, בין השאר, הגבלת חשבון בנק של מי שמושך שיקים כאלה. שאלות על הליכים מול לקוח מסוים הן שאלות לעורך דין ולא למערכת.

הוראות קבע: מחזור גבייה בלי אקסל

הוראת קבע היא הרשאה לחייב חשבון בנק של הלקוח. בכל יום חיוב המערכת מכינה מחזור: לכל הרשאה, הסכום שהגיע מועדו, עד תקרה שהוגדרה, ועם כמה ימי חיוב בחודש כשצריך. מה שכבר בדרך מהוראת קבע קודמת לא נגבה פעם שנייה.

לפני שהקובץ יוצא, המנהל מקבל בוואטסאפ קישור לאישור עם סכום המחזור, מספר ההרשאות והשורות הגדולות — בלי מספרי חשבון בנק. רק אחרי אישור הקובץ נשלח במייל לגוף הגבייה. מחזור שלא אושר עד המחזור הבא פג ולא נשלח באיחור. ההיגיון פשוט: חיוב חשבון בנק של לקוח הוא פעולה שמישהו חייב לראות לפני שהיא יוצאת.

קבלות, זיכויים וסוף חודש מול רואה החשבון

בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) שובר קבלה נערך לכל תקבול בנפרד, וכשהתשלום הוא בשיק הוא כולל גם את מספר השיק, שם הבנק והסניף. במקביל, ב-ovalotCRM אפשר להפיק קבלה לכל תקבול דרך מורנינג, עם פרטי הצ'ק ורשימת החשבוניות שהוא סוגר, או קבלה על חשבונית שלמה, ושער במערכת מונע קבלה כפולה על אותו כסף. איזה מסמך מתאים לכל סוג תשלום כדאי לוודא עם רואה החשבון.

יתרה של כמה שקלים שמשתלם לוותר עליה לא צריכה להישאר פתוחה חודשים בדוח החובות. מהתזרים או מכרטיס החשבונית מזכים אותה בלחיצה, עם סיבה מרשימה סגורה: חשבונית זיכוי במורנינג על חשבונית שהופקה שם, או זיכוי פנימי בלבד ליתרה ישנה שלא הופקה שם — וזה כתוב במסך.

בסוף החודש מוכנים דוח קבלות ודוח שיקים דחויים, וקובץ תנועות לקליטה בחשבשבת אחרי שמגדירים פעם אחת את מספרי החשבונות. חבילה חודשית יכולה לצאת לרואה החשבון במייל לפי לוח זמנים. מה שכדאי לעבור איתו מדי חודש: שיקים שחזרו, שיקים שעבר מועדם ולא נפרעו, יתרות זכות פתוחות וזיכויים שנרשמו.

איך זה נראה ב-ovalotCRM

הקופה, האובליגו, הכרטסת והתזרים מחושבים מאותם תקבולים, בלי טבלה שנייה: כל תקבול חייב להתאזן לחשבוניות שהוא סוגר או להירשם במפורש כיתרת זכות. מסך 'איפה הכסף' מראה לכל חודש ארבעה מספרים: כמה היה צפוי בתזרים, כמה נכנס לקופה, כמה הופקד וכמה נפרע.

מה שלא כלול: אין חיבור ישיר לחשבון הבנק, ותנועות נקלטות מקובץ שמורידים מהבנק, כשהמערכת מציעה לכל שורה איזה תקבול היא סוגרת. המערכת לא סולקת כרטיסי אשראי — הסליקה נעשית במסוף, והזיכוי מחברת הסליקה נרשם ומותאם בקופה. צילום הצ'ק נשמר עם התקבול, אבל פרטי הצ'ק מוקלדים ואין זיהוי אוטומטי מהתמונה. והמערכת אינה תוכנת הנהלת חשבונות ואינה מחליפה את רואה החשבון.

מקורות

• נבו — הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל״ג-1973
• נבו — חוק שיקים ללא כיסוי, תשמ״א-1981

שאלות נפוצות