איך עובדים עם לקוח מזומן שמשלם מראש?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
לקוח מזומן שמשלם מראש מפקיד סכום או משלם על הזמנה אחת, ומקבל קבלה על הכסף. היתרה היא המסגרת שלו: מזמינים רק עד גובה היתרה, אחרי האספקה מפיקים חשבונית מס, ומסלקים אותה מהיתרה. כך אין חוב פתוח ללקוח, ואין אספקה בלי כיסוי מלא.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
שני מודלים של תשלום מראש
תשלום מראש מופיע בשתי צורות. בראשונה הלקוח מפקיד סכום גדול ומזמין ממנו לאורך זמן, והיתרה יורדת עם כל אספקה. בשנייה הוא משלם בדיוק על הזמנה אחת, והכסף שייך להזמנה הזו בלבד. שני המקרים דורשים אותו דבר: לדעת בכל רגע כמה כסף של הלקוח נמצא אצלכם.
ההבדל החשוב בין המודלים הוא מה קורה לכסף שנשאר. בהפקדה היתרה הפנויה נשארת אצלכם לטובת הזמנות עתידיות. בתשלום על הזמנה הכסף נסגר עם האספקה, ואם נמסרה כמות קטנה מהמתוכנן נוצר הפרש, ושווה להחליט מראש אם מחזירים אותו ללקוח או משאירים אותו כיתרה.
היתרה היא המסגרת
ללקוח מזומן אין מסגרת אשראי, ולכן היתרה שהפקיד היא התקרה להזמנות שלו. הזמנה שעולה על היתרה לא אמורה לצאת לדרך, כי הסולר יפורק לפני שיש כיסוי. את המחיר להשוואה חשוב לחשב כולל מע״מ, כי זה הסכום שהלקוח שילם.
לדוגמה, לקוח הפקיד 20,000 ₪. הזמנה של 7,500 ₪ מאושרת והיתרה הפנויה יורדת ל-12,500 ₪. הזמנה נוספת של 13,000 ₪ לא תאושר עד הפקדה נוספת.
קבלה אחרי התשלום, חשבונית אחרי האספקה
על הכסף שהתקבל מפיקים קבלה, והלקוח צריך לקבל אותה סמוך לתשלום, כי היא המסמך שמוכיח מה הפקיד. אחרי האספקה מפיקים חשבונית מס ומסלקים אותה מהיתרה. במקום חשבונית מס קבלה, שמצהירה גם על קבלת הכסף, מפיקים חשבונית מס רגילה, כדי לא לתעד את אותו כסף פעמיים.
הוראות ניהול פנקסי החשבונות מפרטות מה חייב להופיע בקבלה על תשלום. מה נכון להפיק על מקדמה ומתי תלוי בדרך הדיווח של העסק, ולכן כדאי לוודא את הסדר עם רואה החשבון.
הפקדה בצ'ק
אם הלקוח מפקיד בצ'ק דחוי, היתרה אינה כסף עד שהצ'ק נפרע. כדאי להתחיל לספק רק אחרי הפירעון, או לקבוע מראש שהיתרה הפנויה היא רק מה שכבר נכנס לבנק.
כשהיתרה נגמרת
כשהיתרה מתקרבת לסוף, אפשר לבקש הפקדה נוספת או לעבור לתשלום על כל הזמנה בנפרד. לקוח שמשלם מראש בקביעות יעריך לדעת על כך לפני שהזמנה נחסמת ולא אחרי. כדאי גם לעבור מדי פעם על היתרה מול הלקוח, כדי שיהיה ברור לשני הצדדים כמה נשאר ומה ירד ממנה.
טעויות נפוצות
בדרך כלל הבעיות מתחילות כשהיתרה אינה מתועדת בנפרד:
- לספק מעבר ליתרה, ולגלות את הפער רק אחרי הפריקה.
- להפיק חשבונית מס קבלה ואחר כך גם קבלה נפרדת על אותו כסף.
- לשכוח לסלק את החשבונית מהיתרה, כך שהלקוח נראה חייב אף שכבר שילם.
- לרדוף אחרי לקוח שיש לו כסף אצלכם.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM לקוח מזומן הוא לקוח בלי מסגרת אשראי. לקוח שהפקיד מראש עובד מול היתרה שלו, והזמנה מעבר ליתרה נחסמת. ההפקדה נרשמת במסך ייעודי, ואפשר לשייך אותה להזמנה מסוימת, ואז היא נמשכת ראשונה.
על כל תקבול מופקת קבלה דרך מורנינג. כשהחשבונית יוצאת אחרי האספקה היא מסולקת מהיתרה, ולקוח שיש לו כסף אצלכם לא מקבל תזכורת גבייה.
