איך גובים מלקוחות בהוראת קבע?

איך זה עובד בישראל

גבייה בהוראת קבע, או בשמה המקצועי הרשאה לחיוב חשבון, עוברת במערכת הסליקה הבנקאית של מס״ב. הארגון הגובה מכין קובץ חיובים בפורמט שמס״ב קובעת וקובע בו יום ערך, והבנקים מחייבים את חשבונות הלקוחות ומזכים את חשבון הארגון.

התנאי הראשון הוא שללקוח יש הרשאה מפורשת בבנק שלו לחיובים האלה. בלי הרשאה אין חיוב, ולכן כל לקוח חדש מתחיל בהקמת הרשאה.

מה נכנס למחזור

השאלה החשובה בכל מחזור היא כמה לחייב כל לקוח. הכלל הבטוח הוא לחייב רק את החוב שכבר הגיע מועד פירעונו, ולא את כל היתרה הפתוחה:

• חוב שמועדו עדיין לא הגיע לא נכלל, אחרת הלקוח משלם לפני המועד שהוסכם.
• סכום שכבר נמצא בדרך, למשל חיוב קודם שעוד לא הסתיים, מופחת כדי שלא יחויב פעמיים.
• לכל הרשאה אפשר להגדיר תקרה לחיוב אחד, כדי שחוב גדול לא יירד בבת אחת.
• ללקוחות שמשלמים בתכיפות גבוהה אפשר להגדיר כמה ימי חיוב בחודש.

אישור לפני שליחה

חיוב שגוי יורד מחשבון הבנק של לקוח אמיתי, ולכן לא שולחים קובץ בלי אישור של אדם. מי שמאשר צריך לראות את הסך הכולל, את מספר ההרשאות ואת השורות הגדולות, כדי לתפוס חריגה לפני השליחה. מספרי חשבון בנק אינם חייבים להופיע בדף האישור, ועדיף שלא יופיעו.

חיובים שנדחו והרשאות שבוטלו

לקוח רשאי לבטל את ההרשאה בכל עת, ואם זה קורה, החיוב לא יכובד ויחזור. הבנקים מדווחים למס״ב מדי יום על הקמה, דחייה וביטול של הרשאות. לכן כדאי לקלוט את המידע הזה ולפנות ללקוח מיד, במקום לגלות את הכשל רק בסוף החודש.

כשחיוב נדחה, חשוב לברר אם הסיבה זמנית או קבועה. חיוב שנדחה בגלל חוסר יתרה בחשבון הוא עניין של מועד, וחיוב שנדחה כי ההרשאה בוטלה דורש שיחה והחלפת אמצעי תשלום. בשני המקרים החוב נשאר פתוח, ותקבול נרשם רק כשהכסף נכנס בפועל.

דוגמה מספרית

לדוגמה, ללקוח יש שלוש חשבוניות פתוחות: 10,000 ₪ שמועדה עבר, 8,000 ₪ שמועדה בעוד שבועיים ו-6,000 ₪ שמועדה בעוד חודש. בהרשאה הוגדרה תקרה של 15,000 ₪ לחיוב. המחזור של היום כולל 10,000 ₪ בלבד, כי רק החוב הזה הגיע מועדו. אילו כל החוב הפתוח, 24,000 ₪, היה נכלל, הלקוח היה משלם עכשיו כסף שעוד לא חייב, והתקרה הייתה חותכת את החיוב ל-15,000 ₪ בלי קשר לחשבוניות.

טעויות נפוצות

הטעויות שחוזרות בגבייה בהוראת קבע:

• לחייב את כל היתרה הפתוחה במקום את מה שהגיע מועדו.
• לשלוח קובץ בלי שאדם מוסמך ראה את הסכומים.
• לבנות את הקובץ ידנית באקסל, וכך להגדיל את הסיכון לטעות בסכום.
• לא לעקוב אחרי חיובים שנדחו עד סוף החודש.
• לחייב לקוח שיש לו יתרת זכות אצלכם.

מקורות

• מס״ב — שירותי גביית חיובים על פי הרשאה (נפתח בחלון חדש)
• מס״ב — הפצת הרשאות: הקמה, דחייה וביטול (נפתח בחלון חדש)