איך מנהלים צ'קים דחויים בחברת דלק?

מה רושמים ברגע שהצ'ק מגיע

הרגע שבו הצ'ק נכנס לחברה הוא ההזדמנות היחידה לתעד אותו נכון. אחרי שהוא נכנס לקופסה או למגירה, כל פרט חסר הופך לבירור טלפוני מול הלקוח או מול הבנק. לכל צ'ק כדאי לרשום:

• הבנק, הסניף ומספר החשבון של המושך, ומספר הצ'ק עצמו.
• הסכום ותאריך הפירעון הכתוב על הצ'ק, ולא תאריך הקבלה.
• הלקוח שמסר אותו, ואילו חשבוניות הוא אמור לסגור.
• צילום של הצ'ק, כדי שיהיה מה לחפש אם הוא חוזר או אובד.

צ'ק דחוי הוא לא כסף עד שהוא נפרע

טעות נפוצה היא לסמן חשבונית כ"שולמה" ברגע שהתקבל עליה צ'ק דחוי. בפועל החברה מחזיקה הבטחה, והכסף לא נמצא בבנק. הצ'ק עשוי לחזור, ולכן ראוי שהוא יופיע בתזרים בחודש הפירעון שלו ולא בחודש שבו התקבל.

אותו היגיון חל על מסגרת האשראי: לקוח שמסר צ'ק לעוד שלושה חודשים עדיין חייב לכם את הכסף, והחשיפה אליו צריכה להמשיך לכלול את הצ'ק עד יום הפירעון.

לדוגמה, חשבונית של 40,000 ₪ הופקה ב-31 במרץ בתנאי שוטף+30, כלומר היא אמורה להיפרע ב-30 באפריל. הלקוח מוסר צ'ק שתאריכו 30 ביוני. אם החשבונית נרשמת כמשולמת במרץ, התזרים של אפריל ושל מאי נראה טוב ממה שהוא באמת, והכסף לא יגיע לפני סוף יוני.

צ'ק אחד, כמה חשבוניות

לקוח יכול למסור צ'ק אחד שסוגר כמה חשבוניות, או כמה צ'קים על חשבונית אחת. בשני המקרים כדאי לתעד איזה חלק מהצ'ק משויך לאיזו חשבונית. כשהשיוך מתאזן בדיוק לסכום הצ'ק, כל חשבונית מראה כמה שולם עליה וכמה נשאר. בלי השיוך נשאר חוב שאי אפשר להסביר: הלקוח בטוח ששילם, והמשרד רואה חשבונית פתוחה.

גם הקבלה תלויה בשיוך. קבלה על צ'ק צריכה להציג את פרטי הצ'ק ואת רשימת החשבוניות שהוא מכסה, ולא רק סכום כולל.

מעקב לפני מועד הפירעון

ניהול צ'קים הוא בעיקר שאלה של לוח זמנים. בכל שבוע צריך לדעת תשובה לשלוש שאלות:

הפקדה מסודרת, עם טופס שמפרט כל צ'ק בשורה משלו, מאפשרת להשוות אחר כך את הסכום שהבנק זיכה למה שהופקד.

במשרדים קטנים אותו אדם גם מקבל את הצ'ק, גם מפקיד וגם מדבר עם הלקוח. כשיש כמה עובדים, כדאי להפריד בין מי שרושם את הצ'ק, מי שמפקיד אותו ומי שעוקב אחרי הפירעון. ההפרדה מקטינה טעויות, והתיעוד מראה מי עשה מה ומתי.

• אילו צ'קים מגיעים למועד הפירעון בימים הקרובים וצריך להפקיד אותם.
• אילו צ'קים הופקדו ועדיין לא אושר שהכסף נכנס.
• אילו צ'קים עבר מועד הפירעון שלהם ולא נפרעו, ודורשים שיחה עם הלקוח או עם הבנק.

טעויות נפוצות

ברוב החברות הבעיות חוזרות על עצמן:

• לסמן חשבונית כשולמה לפני שהצ'ק נפרע.
• לא לתעד את תאריך הפירעון, ולהסתמך על הזיכרון.
• להחזיק צ'קים בלי לדעת לאילו חשבוניות הם משויכים.
• לא לבדוק צ'קים שעבר מועדם ולא נפרעו.