שיק דחוי הוא לא תשלום — עד שהוא נפרע
שיק דחוי הוא הבטחה לכסף, לא כסף. לכן הוא נרשם בקופה עם תאריך הפירעון שלו, ומוצג בתזרים כ'התקבל — מחכה לחיוב' תחת החודש שבו הוא אמור להיכנס. מהרגע שהתאריך עובר הוא הופך ל'שולם' מעצמו. באובליגו הוא ממשיך לתפוס מסגרת עד הפירעון — לקוח שמסר שיק לעוד שלושה חודשים לא קיבל עוד מסגרת להזמין היום.
כשהשיק נפרע בפועל או מופקד, מסמנים אותו בקופה. כך 'איפה הכסף' מראה לכל חודש ארבעה מספרים: כמה היה צפוי בתזרים, כמה נכנס לקופה, כמה הופקד וכמה נפרע.
צ'ק חזר: שלושה דברים שקורים מיד
ברגע ששיק מסומן 'חזר', החשבוניות שהוא סגר נפתחות מחדש והחוב חוזר לכרטיס. אם ללקוח יש כרטיסי דלק פעילים, הם מוקפאים במערכת באותו רגע, ונפתחת משימה לנציגה לעדכן את חברת הדלק. במקביל נשלחת התראה פנימית לעובדת ולמנהל. שחרור ההקפאה נשאר החלטה אנושית — המערכת לא משחררת לבד.
הוראות קבע בלי אקסל
בכל יום חיוב המערכת מכינה מחזור: לכל הרשאה, הסכום שהגיע מועדו (עד התקרה שהוגדרה), בלי לגבות פעמיים את מה שכבר בדרך. המחזור נשלח למנהל בוואטסאפ עם קישור לאישור — הוא רואה סכום, מספר הרשאות ואת השורות הגדולות, בלי מספרי חשבון. רק אחרי אישור יוצא הקובץ במייל, בדיוק במבנה שגוף הגבייה דורש. מחזור שלא אושר עד המחזור הבא פג, ולא נשלח באיחור.
לקוח שיש לו כסף אצלכם לא נרדף
תשלום עודף או מקדמה נרשמים כיתרת זכות מוצהרת, עם סיבה. לקוח כזה מסומן בכרטיס ובקופה, לא מקבל תזכורת גבייה, ולא מוצע להליך משפטי. כשתצא לו חשבונית, היתרה מנוצלת מולה בלחיצה — וכשמדובר בהפקדה מראש על הזמנה מסוימת, היא נמשכת ראשונה.
להנהלת החשבונות
כל מה שנכנס לקופה זמין גם בדוחות סוף החודש:
- דוח קבלות ודוח שיקים דחויים, בקובץ אקסל להעברה.
- קובץ תנועות לקליטה בחשבשבת, אחרי שמגדירים פעם אחת את מספרי החשבונות.
- חבילה חודשית לרואה החשבון, שנשלחת לפי לוח זמנים.
- השוואה יומית מול קובץ התזרים של ביזיבוקס, אם עובדים איתו.
מה המערכת לא עושה
- אין חיבור ישיר לחשבון הבנק — תנועות נקלטות מקובץ שמורידים מהבנק.
- המערכת לא סולקת כרטיסי אשראי. הסליקה נעשית במסוף, והזיכוי מחברת הסליקה נרשם ומותאם בקופה.
- צילום הצ'ק נשמר עם התקבול, אבל פרטי הצ'ק מוקלדים — אין זיהוי אוטומטי מהתמונה.
