מה עושים כשצ'ק של לקוח חוזר?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
כשצ'ק חוזר, מסמנים אותו כחוזר כדי שהחוב יחזור לחשבוניות, מחליטים אם להמשיך לספק ללקוח, פונים אליו לקבלת תשלום חלופי, ומתעדים כל שלב. אם אין מענה, בוחנים הליך גבייה בהוצאה לפועל, רצוי עם עורך דין. צילום הצ'ק ואישור הבנק על סיבת ההחזרה הם הבסיס לכל המשך.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
הצעד הראשון: להחזיר את החוב לספרים
צ'ק שחזר אינו תשלום. החשבוניות שהוא סגר חוזרות להיות פתוחות, והחוב חוזר לכרטיס הלקוח ולאובליגו שלו. כל עוד זה לא נרשם, החברה מחזיקה בספרים כסף שלא קיים, והתזרים מציג תמונה טובה מדי.
לדוגמה, צ'ק של 25,000 ₪ שסגר שתי חשבוניות חוזר. עד שהוא מסומן כחוזר, שתי החשבוניות מופיעות כשולמות והאובליגו של הלקוח נראה נמוך ב-25,000 ₪ ממה שהוא בפועל. מי שמאשר באותו יום הזמנה גדולה ללקוח הזה מחליט על סמך מספר שגוי.
לפני שממשיכים לספק
צ'ק חוזר הוא אות אזהרה, אבל לא תמיד סימן לבעיה חמורה: לפעמים מדובר בטעות של הלקוח בהפקדה או בתאריך. לכן מתקשרים קודם, ורק אז מחליטים. את ההחלטה אם להמשיך לספק, לעצור הזמנות חדשות או להקפיא כרטיסי דלק של הלקוח נכון להשאיר בידי אדם ולא בידי כלל אוטומטי.
בחברת הפצת דלק יש לכך משקל מיוחד, כי כרטיס דלק פעיל ממשיך לצבור חיובים בכל תדלוק, גם אחרי שהצ'ק חזר.
פנייה ללקוח ותיעוד
בשיחה עם הלקוח מבקשים תשלום חלופי מיידי: העברה, מזומן או צ'ק חדש. לאורך כל הטיפול כדאי לשמור:
- את הצ'ק המקורי ואת הצילום שלו.
- את המסמך מהבנק שמפרט את סיבת ההחזרה.
- תאריך של כל שיחה, מי דיבר עם מי ומה סוכם.
- כל הודעה בכתב ללקוח, כולל וואטסאפ ומייל.
הצד המשפטי, בקצרה
חוק שיקים ללא כיסוי, תשמ״א-1981, מגדיר שיק שסורב כשיק שהוצג לפירעון בתאריך הנקוב בו או אחריו, והבנק סירב לפרוע אותו מחוסר יתרה מספקת. החוק קובע גם מנגנון של הגבלת חשבון למי שצ'קים שלו מסורבים שוב ושוב. זו סנקציה בין הבנק ללקוח, והיא אינה גובה עבורכם את החוב.
לגביית החוב עצמו אפשר לפתוח תיק לצ'ק בלשכת ההוצאה לפועל, ויש לכך הליך ייעודי באתר gov.il. מועדים, אגרות ותנאים משתנים, ולכן כדאי להתייעץ עם עורך דין או עם רואה החשבון לפני שמגישים.
איך מצמצמים את הסיכון להבא
צ'ק חוזר אחד הוא אירוע, וכמה צ'קים חוזרים של אותו לקוח הם דפוס. ההחלטה אישית לכל לקוח: לקוח ותיק שנפל פעם אחת בגלל טעות שונה מלקוח שחוזר ומתעכב. אחרי הפעם הראשונה כדאי לבדוק מה משתנה בהתנהלות מולו:
- לדרוש תשלום בהעברה או במזומן במקום צ'קים, לפחות לתקופה.
- להקטין את מסגרת האשראי או לקצר את תנאי התשלום.
- להימנע מצ'קים דחויים לתקופות ארוכות.
- לבדוק את החשיפה המצטברת לפני כל הזמנה גדולה.
טעויות נפוצות
אלה הטעויות שעולות הכי הרבה כסף:
- להמשיך לספק שבועות אחרי שהצ'ק חזר, בלי החלטה מפורשת.
- להפקיד את אותו צ'ק שוב בלי תיאום עם הלקוח.
- להשאיר את החשבונית מסומנת כשולמה.
- לא לעדכן את הנהלת החשבונות ואת מי שאחראי על כרטיסי הדלק.
- לא לשמור תיעוד של הפניות, ובהמשך להתקשות להוכיח אותן.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM סימון 'חזר' על צ'ק מחזיר את החוב: החשבוניות שהצ'ק סגר נפתחות מחדש. באותו רגע כרטיסי הדלק הפעילים של הלקוח מוקפאים, נפתחת משימה לנציגה לעדכן את חברת הדלק, ונשלחת התראה פנימית לעובדת ולמנהל.
שחרור ההקפאה נעשה ידנית בלבד. המערכת מתעדת את מה שקרה, אבל אינה מגישה תיק בהוצאה לפועל ואינה מנהלת את ההליך המשפטי בשמכם.
