מה ההבדל בין קבלה על חשבונית לקבלה על תקבול?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
קבלה על תקבול ניתנת לכל תשלום בנפרד ומפרטת את אמצעי התשלום — למשל צ'ק — ואת החשבוניות שהוא סוגר. קבלה על חשבונית מכסה חשבונית שלמה. כשחשבונית שולמה בכמה תשלומים, או כשתשלום אחד סוגר כמה חשבוניות, קבלה לכל תקבול מדויקת יותר, וקל יותר להתאים אותה לבנק.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
מה ההוראות אומרות על קבלה
לפי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), קבלה נערכת לכל קבלת כסף בנפרד, והיא ממוספרת ברצף. התוכן שההוראות מפרטות כולל:
- מספר רץ
- שם העסק ומספר מזהה
- תאריך
- שם הלקוח המשלם ומענו
- סכום הקבלה
- מהות הקבלה
- חתימה, אלא אם הקבלה נשלחת כמסמך דיגיטלי
קבלה על תקבול
קבלה על תקבול מתייחסת לתשלום עצמו: צ'ק אחד, העברה אחת, תשלום אחד. היא מציינת את פרטי אמצעי התשלום, ומפרטת אילו חשבוניות התשלום הזה סוגר ובאיזה סכום לכל אחת. היתרון הוא דיוק: לכל כסף שנכנס יש מסמך אחד שמתאים לו בדיוק.
קבלה על חשבונית
קבלה על חשבונית מתייחסת לחשבונית כולה: היא מכסה את מה ששולם עליה. זה נוח כשהחשבונית שולמה בתשלום אחד, ופחות מתאים כשהיא שולמה בכמה תשלומים, כי קבלה אחת לא יכולה לשאת את הפרטים של כמה צ'קים שונים. ההוראות מאפשרות בתנאים מסוימים להשתמש בחשבונית שסומנה כמשולמת בתור קבלה, והתנאים כתובים בסעיף עצמו.
דוגמאות
לדוגמה, לקוח שילם חשבונית של 12,000 ₪ בשני צ'קים של 6,000 ₪ כל אחד, בתאריכי פירעון שונים. עם קבלה לכל תקבול, כל צ'ק מקבל קבלה משלו עם מספר הצ'ק ותאריכו.
דוגמה שנייה: העברה בנקאית אחת של 20,000 ₪ סגרה שלוש חשבוניות. קבלה אחת לתקבול מפרטת את שלוש החשבוניות ואת הסכום לכל אחת, במקום שלוש קבלות חלקיות.
דוגמה שלישית: לקוח שילם חלק מהחשבונית במזומן וחלק בצ'ק. קבלה לכל תקבול נותנת למזומן ולצ'ק קבלה משלהם, כל אחת עם אמצעי התשלום שלה, ואין צורך להכניס שני אמצעי תשלום למסמך אחד.
חשבונית מס/קבלה מול חשבונית ואחריה קבלה
חשבונית מס/קבלה מצהירה גם שהכסף התקבל, ולכן מתאימה כשהתשלום מגיע ברגע המכירה. בחיוב חודשי בשוטף הכסף מגיע אחר כך, ולכן מפיקים חשבונית מס, ובעת התשלום קבלה. מתי להפיק קבלה על צ'ק דחוי, בקבלתו או בפירעונו, כדאי להחליט מול רואה החשבון.
איך נמנעים מקבלה כפולה
הסכנה הגדולה היא לתעד את אותו כסף פעמיים: קבלה על התקבול וגם קבלה על החשבונית. הדרך להימנע היא לבחור שיטה לכל תשלום, ולוודא שהמערכת עצמה חוסמת הפקה כפולה על אותו כסף ולא סומכת על זיכרון של מי שמפיק.
כללים פשוטים שעוזרים:
- בוחרים שיטה אחת לכל תשלום, ולא מערבבים.
- לפני הפקה בודקים שלא הופקה כבר קבלה על אותו כסף.
- קבלה שהופקה על צ'ק שחזר דורשת התייעצות עם רואה החשבון, ולא מחיקה שקטה.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM שתי האפשרויות קיימות. לכל תקבול בקופה יש כפתור 'הפק קבלה': הקבלה יוצאת דרך מורנינג עם פרטי הצ'ק ורשימת החשבוניות שהתקבול סוגר. אפשר גם להפיק קבלה על חשבונית שלמה, ושער מונע קבלה כפולה על אותו כסף.
כל תקבול חייב להתאזן לחשבוניות שהוא סוגר, או להירשם במפורש כיתרת זכות עם סיבה. החשבונית עצמה יוצאת כחשבונית מס ולא כחשבונית מס/קבלה, כי התשלום נרשם בנפרד ומאוחר יותר. סוג הקבלה המתאים לכם, ובעיקר בצ'קים דחויים, הוא הכרעה שנשארת לרואה החשבון.
