איך סוגרים יתרת חוב קטנה בחשבונית זיכוי?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
סוגרים יתרה קטנה בחשבונית זיכוי על החשבונית שהיתרה שלה נשארה פתוחה: הזיכוי מפנה לחשבונית המקורית, בסכום היתרה ועם סיבה מתועדת. חשבונית שכבר הופקה לא נמחקת. איך לסווג את הזיכוי לצורכי מס — הנחה, ויתור או משהו אחר — היא שאלה לרואה החשבון.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
למה יתרות קטנות נשארות
לדוגמה, לקוח שילם 2,000 ₪ במקום 2,042, או ניכה בעצמו עמלה, או עיגל. כך נוצרות יתרות של כמה שקלים, ובלי הכרעה מפורשת הן נשארות פתוחות חודשים. כל אחת מהן נראית זניחה, אבל ביחד הן מזהמות את דוח החובות והתזרים, ומפעילות תזכורות גבייה על סכום שאף אחד לא באמת מתכוון לגבות.
יתרה קטנה אינה תמיד הנחה: לפעמים זה תשלום שחסר, ועדיף לגבות אותו. ויתרות קטנות שחוזרות אצל אותו לקוח הן סימן לבעיה בתהליך, כמו עיגול, עמלת בנק או שיעור מע״מ, ולא ללקוח בעייתי. כדאי לברר מה גרם להן לפני שמזכים.
מה היא חשבונית זיכוי
חשבונית זיכוי, שההוראות מכנות הודעת זיכוי, היא המסמך שמקטין או מבטל חיוב אחרי שהחשבונית המקורית כבר יצאה מהעסק: ביטול עסקה, הנחה או שינוי סכום. לפי הוראות ניהול פנקסי החשבונות היא מפנה לחשבונית המקורית, מציינת את הסיבה ואת סכום הזיכוי, ומפרטת את המע״מ.
חשבונית שהופקה לא נמחקת ולא נערכת. כשמשהו צריך להשתנות, מפיקים זיכוי.
השלבים בפועל
זיכוי ליתרה קטנה נעשה בקצרה כך:
- מוצאים את החשבונית שהיתרה שלה נשארה פתוחה.
- בוחרים את הסיבה: ויתור על יתרה קטנה, הנחה מוסכמת, טעות בחיוב או אחר.
- מזינים את סכום הזיכוי. הוא לא אמור לעלות על היתרה הפתוחה, אחרת ייווצר חוב הפוך.
- מפיקים את הזיכוי ובודקים שהיתרה התאפסה.
דוגמה מספרית
לדוגמה: חשבונית על 1,180 ₪ כולל מע״מ, והלקוח שילם 1,140 ₪. נשארה יתרה של 40 ₪. מפיקים זיכוי על 40 ₪ כולל מע״מ, עם הסיבה 'הנחה מוסכמת', והחשבונית נסגרת. הסכום לזיכוי כולל את המע״מ שבתוכו, ולכן הזיכוי מתעד גם את הקטנת המע״מ.
זיכוי במורנינג מול זיכוי פנימי
על חשבונית שהופקה במערכת החשבוניות הרשמית שלכם, כמו מורנינג, הזיכוי מופק שם כחשבונית זיכוי ומקושר לחשבונית המקורית. לעומת זאת, ליתרה ישנה שלא הופקה שם אפשר לרשום זיכוי פנימי בלבד: הוא מקטין את היתרה בספרים של ה-CRM, אבל אינו נוצר כמסמך בחשבון הרשמי ואינו מסמך שנשלח ללקוח. כדאי להבחין בין השניים ולדעת איזה מהם עשיתם.
מה כדאי להסדיר מראש
קבעו נוהל: עד איזה סכום מזכים בלי אישור, מי מורשה לזכות, ואיזו סיבה נרשמת. בלי כלל כזה הזיכוי הופך לדרך נוחה להעלים חוב בלי לבדוק למה נוצר. ושאלת הסיווג, כלומר אם מדובר בהנחה, בוויתור או בחוב אבוד, וההשלכה שלה על המס, שייכת לרואה החשבון ולא להחלטה של הפקידה.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM מזכים יתרה כזו בלחיצה, מהתזרים או מכרטיס החשבונית, עם סיבה מתוך רשימה סגורה. זיכוי על חשבונית שהופקה במורנינג יוצא שם כחשבונית זיכוי; על יתרה ישנה שלא הופקה שם נרשם זיכוי פנימי בלבד, וזה כתוב במסך.
חשבונית מס שהופקה לא נמחקת, ותיקון נעשה בחשבונית זיכוי. המערכת לא מחליטה במקומכם איזה סכום ראוי לוותר עליו, והסיווג לצורכי מס נשאר אצל רואה החשבון.
