איך מעבירים חשבוניות וקבלות לחשבשבת?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
מעבירים לחשבשבת בעזרת קובץ תנועות: חשבוניות, זיכויים וקבלות הופכים לשורות הנהלת חשבונות עם מספרי חשבון, תאריך וסכום, וחשבשבת קולטת אותן בייבוא. לפני כן מגדירים פעם אחת את מספרי החשבונות, ובודקים שסך החובה שווה לסך הזכות. כדאי להתחיל בייבוא ניסיון קטן מול רואה החשבון.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
מה זה קובץ תנועות
תוכנת הנהלת חשבונות עובדת בשיטת פקודות יומן: כל מסמך נרשם כתנועה שבה סכום אחד בחובה של חשבון, וסכום זהה בזכות של חשבון אחר. קובץ תנועות, בסגנון MOVEIN, הוא קובץ שמכיל את התנועות האלה במבנה שחשבשבת יודעת לקלוט, כך שרואה החשבון לא מקליד אותן מחדש.
בגדול, חשבונית נרשמת בחובת חשבון הלקוח לפי הסכום כולל המע״מ, ובזכות חשבון ההכנסות לפי הסכום לפני מע״מ ובזכות חשבון המע״מ לפי סכום המע״מ. קבלה נרשמת בחובת הקופה או חשבון הבנק ובזכות חשבון הלקוח. זיכוי הוא תמונת מראה של החשבונית.
לדוגמה, להמחשה בלבד: חשבונית של 1,180 ₪ כולל מע״מ, מתוכם 1,000 ₪ הכנסה ו-180 ₪ מע״מ. התנועה היא חובת הלקוח ב-1,180, זכות ההכנסות ב-1,000 וזכות המע״מ ב-180. סך החובה שווה לסך הזכות, וזו הבדיקה הבסיסית של כל קובץ תנועות.
מה מגדירים פעם אחת
הקובץ יכול להיות רק טוב כמו מספרי החשבונות שבו, ולכן לפני הייצוא הראשון מגדירים, מול רואה החשבון, את אלה:
- חשבון ההכנסות שאליו נרשמות החשבוניות.
- חשבון המע״מ.
- חשבונות הקופות, כמו קופת צ'קים וקופת מזומן.
- חשבון נפרד לכל חשבון בנק.
- מספר לקוח בחשבשבת לכל לקוח.
איך מוציאים בסוף חודש
בסוף החודש בוחרים את תקופת הדיווח, מייצאים את הקובץ ומעבירים אותו לרואה החשבון, שמייבא אותו לחשבשבת. לצד הקובץ כדאי לצרף את דוח הקבלות ואת דוח השיקים הדחויים לסוף החודש, כדי שיהיה מה להצליב מולו.
חשוב לייצא תקופה שלמה ורציפה, ולא לייבא את אותה תקופה פעמיים. ייבוא כפול יוצר תנועות כפולות שקשה לאתר אחר כך.
בדיקות לפני ייבוא
כדי להימנע מהפתעות בחשבשבת, עוברים על הנקודות האלה:
- סך החובה בקובץ שווה לסך הזכות.
- מספר החשבוניות והקבלות בקובץ תואם למה שמופיע בדוחות החודש.
- לכל לקוח בתקופה יש מספר לקוח בחשבשבת.
- ייבוא ניסיון קטן של כמה מסמכים לפני הייבוא המלא.
טעויות נפוצות
הטעויות הרגילות: מספר חשבון שהוזן שגוי, לקוח חדש שלא קיבל מספר בחשבשבת, תקופה שיוצאה בחלקה, ייבוא כפול, והשוואה שנעשית רק בסוף הרבעון. ככל שבודקים מוקדם, כל אחת מהן קלה יותר לתיקון.
מה כדאי לתאם עם רואה החשבון
לפני הייצוא הראשון, ובכל פעם שמשהו משתנה:
- באיזו תקופה מייצאים — כדאי חודש קלנדרי שלם ורציף.
- איך מטפלים בלקוח חדש באמצע חודש: מספר חשבון בחשבשבת לפני הייצוא.
- מי בודק את סך החובה והזכות לפני הייבוא.
- מה עושים עם תיקון שנעשה אחרי שהחודש כבר יובא.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM קובץ התנועות נוצר מתוך דוחות סוף החודש, אחרי שמגדירים פעם אחת את מספרי החשבונות: הכנסות, מע״מ, קופות, חשבון לכל בנק, ומספר לקוח בחשבשבת לכל לקוח. לצדו מוכנים לסוף החודש דוח קבלות ודוח צ'קים דחויים בקובץ אקסל.
חבילה חודשית לרואה החשבון יכולה לצאת במייל לפי לוח זמנים. המערכת איננה תוכנת הנהלת חשבונות ואינה מחליפה את חשבשבת או את רואה החשבון: הספרים והדיווח נשארים אצלו, והקובץ חוסך את ההקלדה.
