מה עושים כשצריך לחסום כרטיס דלק של לקוח?

הקפאה וחסימה

הקפאה היא עצירה זמנית, למשל עד שצ'ק חוזר יוחלף. חסימה היא עצירה שנועדה להישאר, כמו כרטיס שאבד או נהג שעזב. בשני המקרים צריך לתעד סיבה ומי החליט, כדי שמי שירצה לשחרר ידע למה הכרטיס נעצר.

מתי חוסמים

אלה המקרים הנפוצים שבהם עוצרים כרטיס:

• צ'ק של הלקוח חזר.
• הלקוח עבר לסטטוס חסום או מוקפא.
• חשד לשימוש לא תקין, אחרי חריגה שנבדקה.
• כרטיס שאבד או נגנב.
• נהג שסיים את עבודתו אצל הלקוח.
• הלקוח עצמו ביקש.

למה חסימה במערכת לא מספיקה

הכרטיס ממשיך לעבוד בתחנה כל עוד חברת הדלק לא חסמה אותו אצלה. חסימה במערכת שלכם משפיעה על התיעוד ועל הבדיקות, אבל היא אינה מגיעה לתחנה. בין הרגע שביקשתם חסימה לרגע שחברת הדלק ביצעה אותה אפשר עוד לתדלק, ולכן כל חסימה צריכה משימה מפורשת לעדכן את חברת הדלק, ואישור שהדבר נעשה.

תדלוק שנרשם אחרי החסימה הוא הסימן שהעדכון לא הגיע, ולכן כדאי לסמן אותו בבולט ולא להשאיר אותו בין אלפי שורות.

מה לתעד בכל חסימה

חסימה בלי תיעוד קשה לשחרר ולבדוק אחר כך, ולכן כדאי לשמור בכל חסימה:

• מי החליט לחסום ומתי.
• הסיבה, במילים ולא בקוד.
• מי אמור לעדכן את חברת הדלק, ומתי זה אושר.
• מי רשאי לשחרר ובאילו תנאים.

חסימה וסטטוס הלקוח

כשלקוח עובר לסטטוס חסום או מוקפא, הכרטיסים שלו אמורים להיעצר איתו. אחרת לקוח שהמשרד כבר עצר ימשיך לתדלק על חשבונכם, והחוב יגדל בדיוק כשצריך לעצור אותו. הקפאת כרטיסים היא גם כלי גבייה: היא מבהירה ללקוח שהחוב לא נשאר פתוח בלי השלכות.

מה הלקוח יכול לעשות בעצמו

ללקוח כדאי לתת דרך לחסום כרטיס אבוד בלחיצה, בלי להמתין שמישהו במשרד יענה לטלפון. הוא יכול גם להוריד תקרה מיד ולבקש הגדלה שאתם מאשרים: הורדה היא פעולה זהירה, והגדלה היא החלטה עסקית.

דוגמה לתהליך מלא

לדוגמה, צ'ק של לקוח חוזר בבוקר. ברגע שהוא מסומן חוזר, הכרטיסים הפעילים של הלקוח מוקפאים אצלכם, ונפתחת משימה לנציגה, שמתקשרת לחברת הדלק ומסמנת שהעדכון בוצע. אם תדלוק של אחד הכרטיסים מופיע אחר כך בקובץ, הוא מסומן כחריגה, כי הוא מעיד שהחסימה לא הגיעה לתחנה בזמן.

שחרור

הקפאה אוטומטית אינה אמורה להשתחרר אוטומטית. כשצ'ק מוחלף או חוב מוסדר, מישהו מחליט לשחרר, ובודק גם שחברת הדלק עודכנה. שחרור אוטומטי היה מחזיר כרטיס פעיל ללקוח שעדיין חייב, בלי שאיש הכריע.