חיוב חודשי של כרטיסי דלק (דלקנים) ללקוחות: מהקובץ של חברת הדלק ועד החשבונית
עודכן לאחרונה: 2 באוקטובר 2026
דלקן הוא עסק של אלפי שורות קטנות: כל תדלוק בכל תחנה, בכל כרטיס, במחיר אחר ובהנחה אחרת. חיוב חודשי נכון לא נבנה מקובץ אקסל אחד גדול אלא מרצף קבוע: לקלוט, לשייך, לתמחר, לבדוק ורק אז להפיק.
תקציר: שישה שלבי חיוב חודשי של כרטיסי דלק
| שלב | מה קורה | מה יכול להשתבש |
|---|---|---|
| קליטה | קובץ של כל חברת דלק נקלט ומוצג בתצוגה מקדימה | קובץ שנקרא מהשדה הלא נכון |
| שיוך | כל תדלוק משויך לכרטיס ולקוח | כרטיס שאין לו לקוח |
| תמחור | מחיר בסיס פחות הנחת הלקוח | לקוח בלי הנחה בסולר או בלי מחיר בסיס |
| חריגות | שישה כללי בדיקה מסמנים תדלוקים חשודים | תדלוק אחרי חסימה או כמות חריגה |
| בדיקה לפני חיוב | רשימת לקוחות שאי אפשר לחייב, עם הסיבה | הפקה בלי לבדוק |
| הפקה | טיוטה לכל לקוח מוכן והפקה ברצף במורנינג | שורה פטורה ממע״מ שיוצאת עם מע״מ |
שלב 1: קליטת הקבצים ושיוך הכרטיסים
כל חברת דלק שולחת קובץ בפורמט משלה. ב-ovalotCRM נקלטים קבצים של סונול, דור אלון, טן ודלק, וקובץ של חברה אחרת נשמר במערכת עד שיהיה לו מפענח. לפני שהקובץ נשמר מוצגת תצוגה מקדימה עם סכומים להשוואה מול מה שחברת הדלק שלחה, ובדיקת שפיות: קובץ שנקרא מהשדה הלא נכון — כמעט שום כרטיס לא מוכר, או ליטרים חריגים בעסקה — נעצר ולא נקלט.
אחרי הקליטה כל תדלוק משויך לכרטיס ולקוח. כרטיס לא מוכר מגיע לרשימת 'דורש טיפול': משייכים אותו ללקוח פעם אחת, וכל התדלוקים שלו משויכים — גם הקודמים וגם הבאים. תדלוק שנשאר בלי כרטיס משויך אינו שייך לאף לקוח, ולכן אינו נכלל בשום חשבונית.
שלב 2: מחיר בסיס, הנחה ושרשרת המחיר
בכל חודש מזינים את המחיר לצרכן של כל חברה וכל מוצר, כפי שהוא מגיע מחברת הדלק. ההנחה של הלקוח יורדת ממנו, וההנחה שלכם מחברת הדלק יורדת ממנו בצד השני. כך לכל תדלוק ידועים שלושה מספרים: כמה הלקוח משלם, כמה אתם משלמים, ומה נשאר.
ההנחה של הלקוח מוגדרת לכל לקוח, חברה ומוצר, באגורות לליטר או באחוזים, עם תאריך תחולה והיסטוריה. לדוגמה מספרית, לא נתון שוק ובלי התייחסות למע״מ: מחיר לצרכן של 8.00 ₪ לליטר, הנחה ללקוח של 40 אגורות והנחה שלכם מחברת הדלק של 80 אגורות. הלקוח משלם 7.60 ₪ לליטר, אתם משלמים 7.20 ₪ ונשארים 40 אגורות.
המערכת חוסמת טעויות יקרות. מחיר שיוצא שלילי ללקוח, למשל כשהוזן מחיר בסיס של חברה אחת לחברה אחרת, חוסם את הלקוח מהחיוב עם הסבר ולא יוצא בחשבונית. בסולר, לקוח בלי הנחה מוגדרת נחסם עד שמגדירים אותה; במוצרים אחרים הוא מחויב במחיר הבסיס, כמו בחשבונית רגילה של חברת הדלק.
שלב 3: חריגות — מה מסומן לפני שהחשבונית יוצאת
בקליטה נבדקים כללי חריגה, והעסקה שעוברת אותם מסומנת ולא נחסמת. הסימון נועד לעזור לנציגה לבדוק לפני שהלקוח מתלונן. תדלוק אחרי חסימה הוא הסימן הבולט ביותר, כי הוא אומר שהחסימה במערכת לא הגיעה לחברת הדלק: חסימת כרטיס במערכת אינה חוסמת אותו אצל חברת הדלק, ולכן נפתחת משימה לנציגה לעדכן אותה. הכללים המרכזיים:
- כמות חריגה לכרטיס ביחס להיסטוריה שלו.
- מוצר שלא מורשה לאותו כרטיס.
- שתי תחנות שונות בהפרש של חצי שעה על אותו כרטיס.
- תדלוק בשעות הלילה, בחברות שהקובץ שלהן כולל שעה.
- מעבר לתקרה שהוגדרה לכרטיס.
- תדלוק אחרי שהכרטיס נחסם.
שלב 4: בדיקה לפני חיוב והפקה לכולם
לפני ההפקה מוצגת רשימה: תדלוקים בלי כרטיס, לקוחות בלי הנחה בסולר או שההנחה הוזנה באיחור, ומחירי בסיס חסרים. הכפתור 'הפק את כל חשבוניות הדלקנים' נעול עד שמאשרים להמשיך בלי הלקוחות האלה, והלקוחות החסומים לא נכללים בריצה.
ההפקה עצמה היא טיוטה לכל לקוח מוכן ואחר כך הפקה ברצף במורנינג. הרצה חוזרת מפיקה רק את מה שנשאר, ולכן אפשר להריץ שוב אחרי תיקון. החשבונית נבנית עם שורה לכל חברת דלק ולכל מוצר, ואפשר לעגל את הסכום לשקל שלם בשורת עיגול מפורשת. לכל לקוח יוצאים גם שני דוחות מאותם נתונים בדיוק: ריכוז לפי רכב ופירוט של כל תדלוק. דוח שסכומו לא מתיישב עם החשבונית לא נשלח.
פטור ממע״מ בתחנות אילת
חוק אזור סחר חופשי באילת קובע שמכירת טובין שנמצאים באזור אילת, בידי עוסק תושב אזור אילת, לצריכה באזור או לשימוש בו, פטורה ממס ערך מוסף, למעט טובין שמפורטים בתוספת השנייה לחוק. האם תדלוק מסוים, של לקוח מסוים, בתחנה מסוימת נכנס לפטור ובאילו תנאים — זו שאלה לרואה החשבון, ולא משהו שהמערכת מחליטה.
מה שהמערכת כן עושה: תחנה שסומנה פטורה מחויבת בשורה נפרדת בלי מע״מ, גם בחשבונית שמופקת במורנינג. שורה פטורה ושורה רגילה של אותו מוצר לא מתמזגות לשורה אחת עם שיעור מע״מ שגוי, ושם תחנה שנראה כאילו הוא באילת אינו מקנה פטור בפני עצמו. את הסימון של תחנה כפטורה מומלץ לבצע בהסכמה עם רואה החשבון.
איך זה נראה ב-ovalotCRM
הרצף כולו — קליטה, שיוך, תמחור, חריגות, בדיקה, הפקה במורנינג והודעה ללקוח — מתבצע במסכים אחדים, עם אותה נוסחת תמחור בכל מקום: החשבונית, הדוחות ללקוח והרווחיות מחושבים מאותם נתונים. הלקוח מקבל באזור האישי חשבונית מס, דוח ריכוז ודוח פירוט עם הורדה לאקסל, ומנהל שם את כרטיסי הדלק שלו: חסימה בלחיצה, הפחתת תקרה מיידית ובקשת הגדלה לאישור המשרד. דוח רווחיות מראה לכל לקוח, חברה ומוצר מה גבינו מול מה ששילמתם לחברת הדלק.
מה שלא כלול: אין חיבור API לחברות הדלק — הקבצים מורדים מהן ונקלטים. חסימה במערכת אינה חסימה אצל חברת הדלק. ושדות שחברות הדלק לא שולחות בקובץ, כמו מונה ק״מ, לא מומצאים ונשארים ריקים בדוח.
מקורות
שאלות נפוצות
איך מחשבים חיוב לכרטיס דלק ללקוח?
מהמחיר לצרכן של החודש יורדת ההנחה של הלקוח, לפי חברת הדלק והמוצר. התוצאה מוכפלת בליטרים של כל תדלוק, ובסוף החודש יוצאת לכל לקוח חשבונית אחת עם שורה לכל חברה ולכל מוצר.
איך מגדירים הנחה ללקוח על כרטיסי דלק?
לכל לקוח, חברת דלק ומוצר מגדירים הנחה באגורות לליטר או באחוזים, עם תאריך תחולה. ההיסטוריה נשמרת, כך ששינוי הנחה לא משנה חיוב של חודש שעבר.
מה עושים עם כרטיס שמופיע בקובץ ואין לו לקוח?
התדלוקים שלו מגיעים לרשימת 'דורש טיפול'. משייכים את הכרטיס ללקוח פעם אחת, וכל התדלוקים שלו משויכים — גם הקודמים וגם הבאים.
איך מונעים חיוב של לקוח בלי הנחה בסולר?
לפני ההפקה מוצגת רשימת הלקוחות שאין להם הנחה בסולר או שההנחה הוזנה באיחור. הכפתור להפקה לכולם נעול עד שמאשרים להמשיך בלעדיהם, והלקוחות האלה לא נכללים בריצה.
איך מטפלים בתחנות באילת?
תחנה שסומנה פטורה ממע״מ מחויבת בשורה נפרדת בלי מע״מ, גם בחשבונית במורנינג. אם תדלוק מסוים נכנס לפטור זו שאלה לרואה החשבון, והסימון של התחנה נעשה בהסכמה איתו.
אילו דוחות הלקוח מקבל על כרטיסי הדלק?
חשבונית מס, דוח ריכוז לפי רכב ודוח פירוט של כל תדלוק, כולם מאותם נתונים. הם מחכים באזור האישי, עם הורדה לאקסל, והלקוח מקבל הודעה עם קישור.
רוצים לראות איך זה נראה בתוכנה עבור הפצת דלק?
לעמוד הפצת דלק
