איך מחייבים לקוחות על כרטיסי דלק?

הצעדים בסדר הנכון

הריצה החודשית נראית כך, בסדר הזה:

• קליטה: מעלים את הקובץ של כל חברת דלק ובודקים את הסכומים בתצוגה המקדימה.
• שיוך: כל תדלוק משויך לכרטיס ולקוח, וכרטיס לא מוכר מטופל פעם אחת.
• תמחור: המחיר לצרכן של החודש פחות ההנחה של הלקוח לחברה ולמוצר.
• בדיקה לפני חיוב: לקוחות בלי הנחה, תדלוקים בלי כרטיס ומחירים חסרים.
• טיוטות: חשבונית טיוטה לכל לקוח מוכן.
• הפקה: חשבונית מס לכל טיוטה, ברצף.
• מסירה: המסמכים מגיעים ללקוח.

מתי מריצים

מריצים אחרי שכל הקבצים של החודש נקלטו. ריצה לפני שהגיע הקובץ של חברה אחת תפיק חשבוניות חלקיות, ולכן כדאי לוודא שכל חברות הדלק של החודש נקלטו לפני שמתחילים.

למה בודקים לפני שמפיקים

חשבונית שיצאה עם טעות מתקנים בזיכוי, וזה יקר יותר מלעצור לפני. לכן רשימת החוסמים צריכה להופיע לפני ההפקה: תדלוקים שלא משויכים ללקוח, לקוח שאין לו הנחה בסולר או שההנחה הוזנה באיחור, מחיר בסיס חסר, ולקוח שמחירו יצא אפס או שלילי כי ההנחה גדולה מהמחיר. כל אחד מאלה מונע מלקוח אחד לצאת נכון, ועדיף לדעת מראש מי הוא.

מה כתוב בחשבונית

לכל לקוח חשבונית אחת, עם שורה לכל חברת דלק ומוצר: ליטרים, מחיר בסיס, הנחה, מחיר נטו לליטר וסכום. לדוגמה, 1,000 ליטר סולר במחיר נטו של 7.60 ₪ לליטר הם 7,600 ₪ לפני מע״מ, ועם מע״מ של 18% הם 8,968 ₪.

תדלוק בתחנה פטורה ממע״מ יוצא בשורה נפרדת בלי מע״מ. אפשר גם לעגל את סכום החשבונית לשקל שלם, בשורת עיגול מפורשת ולא בשינוי שקט של הסכום.

איזה סוג בעיה זו

מי שמריץ את החיוב צריך להבדיל בין שלושה סוגי בעיות: נתון חסר שאפשר להשלים, כמו הנחה שלא הוזנה; נתון שגוי שדורש בירור, כמו מחיר שלילי; וחריגה שדורשת שיחה עם לקוח. כל אחד מהם מטופל אחרת, ובלי הבחנה ביניהם הריצה נתקעת בכל חודש על אותם מקרים.

לא מחייבים פעמיים

תדלוק שכבר חויב לא צריך להיכלל בריצה נוספת. הרצה חוזרת אמורה להפיק רק את מה שנשאר, בלי ליצור כפילות של חשבוניות שכבר יצאו. כך אפשר להריץ מחדש אחרי תיקון של לקוח בודד בלי חשש.

מה מקבל הלקוח

מעבר לחשבונית, הלקוח צריך לראות מי תדלק, איפה וכמה. דוח ריכוז לפי רכב ודוח פירוט לכל תדלוק צריכים להתבסס על אותם נתונים של החשבונית, ודוח שסכומו לא מתיישב איתה לא אמור לצאת. המסמכים נוחים יותר כשהם מחכים באזור אישי והלקוח מקבל הודעה עם קישור, במקום קבצים כבדים במייל.