איך מתאימים דף בנק לתשלומים של לקוחות?

מה מתאימים למה

ההתאמה בודקת שלושה דברים: שכל תקבול שנרשם אצלכם הגיע לבנק, שכל זיכוי בבנק מוסבר בתקבול, ושהסכומים זהים. כשמשהו לא מסתדר, כמעט תמיד מדובר באחד משלושה מצבים:

• תקבול שנרשם ואין לו שורה בבנק, למשל צ'ק שעוד לא נפרע. הוא מחכה לפירעון או נבדק מול הלקוח.
• שורה בבנק שאין לה תקבול, למשל העברה שאיש לא זיהה.
• סכום שונה בין השניים, כשהלקוח שילם חלק או כמה חשבוניות יחד.

איך זה נראה בכל אמצעי תשלום

כל אמצעי תשלום משאיר בדף הבנק עקבות אחרות, ולכן כל אחד דורש התאמה קצת שונה:

• העברה בנקאית: שורה אחת, לרוב עם שם המשלם או אסמכתא, וסכום שאמור להיות זהה לתקבול.
• צ'ק: שורת זיכוי מופיעה רק אחרי שהצ'ק נפרע, וצ'ק שחזר מופיע כתנועה שמבטלת את הזיכוי.
• הוראת קבע: אחרי החיוב מגיע לרוב זיכוי מרוכז של כמה לקוחות, שצריך לפרק לתקבולים של כל לקוח.
• כרטיס אשראי: הזיכוי מגיע מחברת הסליקה, לעיתים מרוכז ולעיתים נטו אחרי עמלה, ולכן הסכום בבנק נמוך מהסכום ברישום.

כללי התאמה שעובדים

התאמה טובה מתחילה מסכום מדויק, ואחריו תאריך קרוב ושם המשלם או האסמכתא שהלקוח כתב. סכום זהה בלבד אינו מספיק כשכמה לקוחות משלמים סכומים עגולים. לעיתים כמה תקבולים מופיעים בבנק כשורה אחת, למשל הפקדה מרוכזת, וצריך להשוות את הסכום הכולל. כשיש כמה התאמות אפשריות, עדיף לבחור את זו שמסבירה גם את התאריך וגם את שם המשלם, ולהשאיר את האחרות פתוחות.

דוגמה מספרית

לדוגמה, ב-3 בחודש מופיע בדף הבנק זיכוי של 12,400 ₪. ברישום התקבולים יש העברה של 12,400 ₪ מלקוח מסוים מה-2 בחודש. הסכום זהה והתאריך קרוב, ולכן ההתאמה סבירה. אם היו שני לקוחות עם העברה באותו סכום, היה צריך את שם המשלם או האסמכתא כדי להכריע.

דוגמה הפוכה: אחרי חיוב הוראות קבע מופיע בדף הבנק זיכוי של 31,000 ₪. הוא לא תואם אף תקבול בודד, אבל סכום תקבולי הוראת הקבע של אותו מחזור הוא 31,000 ₪. ההתאמה נעשית מול הסכום הכולל, ורק אחר כך מפרקים אותו ללקוחות.

מה עושים עם שורה שלא מזהים

לא מכריחים התאמה. שורה לא מזוהה נשארת פתוחה, ופונים ללקוח שנראה הכי סביר. הסיבות הנפוצות הן תשלום עבור לקוח אחר, תשלום מרוכז לכמה חשבוניות או שם משלם שונה משם הלקוח.

כדאי לעבור על ההתאמה לפחות פעם בשבוע ובוודאות לפני סגירת החודש, כדי שהנהלת החשבונות תקבל תמונה מסודרת.

טעויות נפוצות

כך נראית התאמה שאי אפשר לסמוך עליה:

• לסגור שורה לפי סכום בלבד, בלי לבדוק מי שילם.
• לדחות את ההתאמה לסוף השנה, ואז לחפש הסברים לתנועות ישנות.
• להשאיר שורות לא מזוהות בלי מי שאחראי עליהן.
• לא להשוות צ'קים שהופקדו למה שהבנק זיכה בפועל.