איך בונים תזרים מזומנים לחברת הובלות?

הכנסות: לפי מועד הפירעון, לא מועד החשבונית

חשבונית שהופקה במרץ בתנאי שוטף+60 היא הכנסה של מאי. צ'ק דחוי שנמסר במרץ ותאריכו ביוני הוא הכנסה של יוני. הוראת קבע היא הכנסה ביום החיוב. תזרים שמסדר הכנסות לפי תאריך ההפקה נראה יפה על הנייר, אבל לא עונה על השאלה אם יהיה כסף לשכר.

גם חשבונית מרוכזת שיוצאת בסוף החודש דוחה את הכסף: אספקה מתחילת החודש מחכה ליציאת החשבונית ואחר כך למועד הפירעון שלה.

הוצאות: מה קבוע ומה משתנה

בצד ההוצאות כדאי להפריד בין מה שחוזר כל חודש לבין מה שתלוי בנפח העבודה:

• קבועות: שכר, ליסינג והלוואות, ביטוחים, אגרות רישוי ושכירות.
• משתנות: רכש דלק לפי כמות העבודה, תחזוקה וצמיגים, קבלני משנה.
• שנתיות: תוקף רישיונות וביטוחים, שמגיעים בבת אחת וצריך להיערך אליהם.

דוגמה מספרית

לדוגמה, חברה צופה במרץ הכנסות של 180,000 ₪: 120,000 ₪ בהעברות לפי שוטף+30, 40,000 ₪ בצ'קים שמועדם חל בחודש, ו-20,000 ₪ בהוראות קבע. ההוצאות החזויות הן 150,000 ₪. הצפי הוא עודף של 30,000 ₪. אבל אם לקוח גדול אחד מאחר בחודש עם 50,000 ₪, החודש נסגר בחסר של 20,000 ₪. התחזית צריכה להראות מראש מי הלקוחות שהתשלום שלהם גדול דיו כדי לשנות את התמונה.

עדכון שבועי: צפוי מול בפועל

תזרים שמתעדכנים בו פעם בשנה הוא היסטוריה ולא כלי ניהול. בכל שבוע כדאי לבדוק מה היה צפוי להיכנס, מה נכנס בפועל ואיפה הפער. ארבעה שלבים עוזרים לאתר איפה הכסף נתקע: צפוי בתזרים, נכנס לקופה, הופקד ונפרע.

מומלץ לעקוב גם אחרי הממוצע של כל לקוח באיחור, ולהזיז את התחזית לפיו. לקוח ששילם בשלושת החודשים האחרונים עשרה ימים אחרי המועד ישלם כנראה גם הפעם באיחור.

כשהתחזית מראה חודש שלילי, יש כמה כיוונים: להאיץ גבייה מלקוחות שעבר מועדם, לבקש תשלום מראש מלקוחות חדשים, לדחות הוצאה לא דחופה או לדבר מראש עם הבנק על מסגרת. ככל שמגלים מוקדם יותר, יש יותר אפשרויות.

שלושה תרחישים במקום תחזית אחת

תחזית אחת אינה מספיקה לקבלת החלטות. כדאי לבנות שלושה תרחישים ולהשוות ביניהם, כדי לדעת כמה מרווח יש לכם לפני שנגמר הכסף בחשבון:

• בסיס: כל לקוח משלם במועד שהוסכם.
• איחור: לקוחות שבדרך כלל מאחרים משלמים באיחור הממוצע שלהם.
• לחץ: הלקוח הגדול ביותר מאחר בחודש, וצ'ק אחד חוזר.

טעויות נפוצות

אלה הטעויות שגורמות להפתעות בסוף החודש:

• לספור הכנסה לפי תאריך החשבונית.
• להניח שכל הלקוחות משלמים במועד.
• להתעלם מצ'קים דחויים, או לספור אותם כמזומן.
• לא להביא בחשבון צ'ק שעלול לחזור.
• לעדכן את התזרים רק בסוף החודש.