איך מונעים תעודות משלוח כפולות?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
מונעים תעודה כפולה בכך שכל תעודה קשורה להזמנה אחת, ושהמערכת עצמה אוכפת מספר רץ ייחודי ומסרבת לפתוח תעודה שנייה על הזמנה שכבר נסגרה. נוהל בעל פה לא מספיק: כפילות נוצרת בדרך כלל כשהנהג והמשרד רושמים את אותה אספקה, כל אחד בנפרד.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
איך כפילויות נוצרות
כמעט אף פעם זו לא רשלנות גדולה. זה בדרך כלל אחד מהמצבים האלה:
- הנהג שלח תעודה מהטלפון, והמשרד הקליד את תעודת הנייר של אותה אספקה.
- לחיצה כפולה על כפתור השליחה בקליטה חלשה.
- תעודת נייר אבדה ונכתבה מחדש, ואז נמצאה המקורית.
- אותה נסיעה נפתחה בשתי הזמנות, וכל אחת קיבלה תעודה.
- שימוש בשתי סדרות מספרים לאותו סוג מסמך.
למה זה יותר מאי-סדר
תעודה כפולה אומרת חיוב כפול אם שתיהן נכנסות לחשבונית, ובהפצת דלק גם מלאי שנספר פעמיים ופער שמופיע בסוף היום בלי שאף אחד יודע מאיפה. מעבר לכך, תעודות משלוח לטובין שטרם נמכרו ממוספרות לפי ההוראות בסדרת מספרים עוקבת נפרדת, וכפילות או פער במספור חשופים לביקורת.
והחלק הפחות נעים: לקוח שמקבל חשבונית עם אספקה שהוא קיבל פעם אחת מפסיק לסמוך על שאר השורות.
שלושה עקרונות שעובדים
ראשית, תעודה אחת להזמנה. כשכל תעודה קשורה להזמנה, אפשר פשוט לסגור את ההזמנה אחרי התעודה הראשונה, וכך הכפילות נחסמת מעצמה.
שנית, האכיפה במערכת ולא בנוהל. נוהל שמבקש מהמשרד לבדוק לפני הקלדה נשבר ביום עמוס. מספר רץ ייחודי וקשר להזמנה שנאכפים בבסיס הנתונים לא תלויים בזיכרון של אף אחד.
שלישית, תעודה שמוקלדת מהמשרד נפתחת רק על הזמנה קיימת, כדי שאם הנהג כבר דיווח עליה, המשרד יראה שהיא סגורה.
כדאי גם להגדיר מי רושם מה: הנהג רושם בשטח דרך האפליקציה, המשרד מקליד רק תעודה שהגיעה על נייר, ולפני כל הקלדה בודקים שההזמנה עדיין פתוחה. כשהכללים כתובים, עובדת חדשה לא צריכה לנחש.
כשכבר נוצרה כפילות
קודם בודקים אם התעודה הכפולה כבר נכנסה לחשבונית. אם לא, מבטלים או מסירים אותה לפני החיוב ומתעדים סיבה. אם כן, החשבונית שהופקה לא נמחקת: מתקנים אותה בחשבונית זיכוי. בשני המקרים כדאי לבדוק גם את המלאי של אותו יום.
מה לבקש ממערכת
אם אתם בוחנים מערכת, אלה היכולות ששוות בדיקה מפורשת מול הספק:
- מספר תעודה רץ שאי אפשר לשכפל, ושנאכף במערכת ולא במסך בלבד.
- קשר של תעודה להזמנה, והזמנה שנסגרת אחרי התעודה הראשונה.
- תעודה ידנית שנפתחת רק על הזמנה קיימת.
- תג שמבדיל תעודה שהוקלדה במשרד מתעודה שהגיעה מהנהג.
- שער אישור לפני שתעודה נכנסת לחיוב.
בדיקה שבועית קצרה
גם עם אכיפה במערכת כדאי לעבור פעם בשבוע על תעודות של אותו לקוח, באותו יום ובאותה כמות, ועל תעודות שנוספו ידנית. זו בדיקה של דקות שתופסת את המקרה שהמערכת לא יכולה לדעת עליו: שתי הזמנות שונות שמתארות את אותה נסיעה. סימנים שכדאי לחפש:
- שתי תעודות לאותו לקוח, באותו יום ובאותה כמות.
- תעודה שהוקלדה ידנית על אספקה שהנהג כבר דיווח עליה.
- פער במלאי שגודלו תואם בדיוק לכמות של תעודה אחת.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM המספר הרץ והקשר להזמנה נאכפים בבסיס הנתונים עצמו. הזמנה שכבר יש עליה תעודה נסגרת, ולכן אי אפשר לפתוח עליה תעודה שנייה בטעות, והתעודה הכפולה פשוט לא נשמרת.
תעודה ידנית מהמשרד נפתחת תמיד על הזמנה קיימת, עוברת את אותו שער אישור, ומסומנת בתג 'הוזנה ידנית' בבורד, בכרטיס ובקובץ האקסל, כך שקל לראות אותה. הנעילה היא ברמת ההזמנה: שתי הזמנות נפרדות על אותה נסיעה נשארות שתי הזמנות, ולכן שווה לא לפתוח הזמנה פעמיים.
