איך מוכיחים ללקוח שהסחורה נמסרה?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
מוכיחים מסירה במסמך שנחתם בזמן האספקה: תעודת משלוח עם כמות בפועל, שם המקבל ותאריך, ובמידת האפשר תמונה של המונה או של הסחורה. כדאי שהלקוח יוכל לראות את אותה תעודה בעצמו, ושהנהג ייאסוף את כל זה בשטח. הוכחה שנאספה בדיעבד, מהזיכרון, חלשה בהרבה.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
מה נחשב הוכחת מסירה
אין נוסחה אחת, אבל יש חומרים שעובדים כמעט תמיד. מסמך חתום שמפרט כמה נמסר ומי קיבל הוא הבסיס. מעליו אפשר להוסיף כל מה שנאסף באותו רגע ולא אחריו.
- תעודת משלוח חתומה עם כמות בפועל.
- שם המקבל, כדי שיהיה ברור מי חתם.
- תאריך ושעת האספקה.
- תמונה של המונה, של הסחורה או של המיכל.
- הודעה ללקוח שהמשאית בדרך, כשהיא נשלחה.
למה חתימה לבדה לא תמיד מספיקה
לקוחות לא תמיד טוענים שלא קיבלו. לעתים הם טוענים שקיבלו פחות, או שמי שחתם לא היה מורשה, או שהחתימה לא שלהם. חתימה מטושטשת בלי שם ברור, או תעודה שנכתבה בכתב יד שאי אפשר לקרוא, לא עונה על אף אחת מהטענות האלה.
תמונה של המונה בזמן האספקה היא התשובה הטובה ביותר לטענת כמות. היא אינה ברשימת שדות החובה של תעודת המשלוח, והיא לא תמיד אפשרית, אבל כשהיא קיימת היא מקצרת את הוויכוח.
מה לאסוף בכל מסירה
הנוהל הפשוט ביותר הוא שאותו אדם שמוסר את הסחורה אוסף גם את ההוכחה, במקום אחד ובזמן אחד. כלומר הנהג, לא המשרד, ובשטח, לא בסוף היום. כל מה שנשאר לשלב מאוחר יותר נשכח או נכתב מהזיכרון.
לדוגמה: הנהג מגיע לאתר, מזין את הכמות שנמסרה, מצלם את המונה, והמקבל רושם את שמו וחותם על המסך. כל זה לוקח דקה, ובסוף יש תעודה אחת עם כמות, שם, חתימה, תאריך ותמונה, שהלקוח יכול לפתוח בעצמו בכל עת.
כשאין מי שיחתום
לפעמים אין מי שיחתום, למשל באספקה לצובר בשטח פתוח או מחוץ לשעות העבודה. במקרה כזה התמונה, התאריך והשעה והכמות שהנהג רשם הופכים לחלק מרכזי בהוכחה, וכדאי להסכים מראש עם הלקוח על נוהל: למשל, שמי שהזמין את האספקה מאשר אותה בהודעה כתובה.
כשלקוח טוען שלא קיבל
קודם מוצאים את התעודה ושולחים ללקוח עותק, לפני שמתווכחים. אחר כך בודקים אם מי שחתם עובד אצלו. אם הטענה היא על הכמות, משווים לתמונת המונה ולטעינה של אותה משאית באותו בוקר. ואם לא נמצא תיעוד, זה אות לשפר את הנוהל, לא רק לסגור את המקרה.
הוכחה שהלקוח יכול לראות בעצמו מונעת חלק מהוויכוחים לפני שהם מתחילים. כשהוא נכנס לאזור אישי ורואה את התעודה החתומה, את הכמות ואת התמונה, קשה יותר לטעון שלא קיבל, והוא לא צריך לבקש עותק מהמשרד.
מה לא מוכיח מסירה
אמירה של הנהג, רישום פנימי בלי חתימה או מיקום של משאית בנקודה כלשהי אינם הוכחה שהלקוח קיבל כמות מסוימת. הם יכולים להשלים תמונה, אבל לא להחליף את המסמך החתום.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM הנהג מזין כמות בפועל ושם מקבל, הלקוח חותם באצבע על המסך, וכפתור השליחה נעול עד שיש חתימה. אפשר לצרף תמונה של המונה או של הסחורה; היא נדחסת ונשמרת עם התעודה, והיא אופציונלית: תמונה שלא עלתה לא חוסמת את התעודה.
הלקוח רואה את התעודות שלו באזור האישי, כולל החתימה ותמונת המסירה כשיש כזו, ואפשר לשלוח לו הודעת וואטסאפ שהמשאית בדרך. המיקום של הנהג נשלח רק אחרי הסכמתו והוא אינו מעקב רציף, ולכן אין למערכת מסלול נסיעה להציג כהוכחה.
