מה חייב להופיע בתעודת משלוח?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
לפי הוראות ניהול פנקסי החשבונות, תעודת משלוח כוללת שם העסק ומספר מזהה, תאריך, שם הלקוח ומענו, תיאור הטובין, יחידת מידה, כמות וחתימה. אין חובה לציין מחיר, והתעודות ממוספרות בסדרה עוקבת נפרדת. התעודה נדרשת לכל משלוח של מלאי, אלא אם נערכה חשבונית באותו מועד.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
הרשימה כפי שההוראות מפרטות אותה
תעודת משלוח היא מסמך שחוק ניהול הספרים מגדיר לו תוכן חובה. הרשימה הבאה לקוחה מהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל״ג-1973. להבחנות לפי סוג הטובין ולסייגים — ראו את הסעיף עצמו.
- שם העסק ומספר מזהה — ת.ז או ח.פ
- תאריך המשלוח
- שם הלקוח ומענו
- תיאור הטובין באופן שמאפשר לזהות את סוגם
- יחידת המידה שלפיה נמדדת הכמות
- כמות הטובין
- חתימה
מה כל שדה בא להבטיח
אפשר להבין את הרשימה דרך השאלות שמסמך אחד צריך לענות עליהן כשמישהו בודק אותו שנה אחר כך:
- מי מכר — שם העסק והמספר המזהה שלו.
- מתי — תאריך המשלוח.
- למי — שם הלקוח ומענו.
- מה — תיאור הטובין, שמאפשר לזהות את סוגם.
- כמה — יחידת המידה והכמות, יחד.
- מי אישר — החתימה.
איך זה נראה בפועל
תיאור הטובין צריך להיות ספציפי: סולר, בנזין, אוריאה, ולא סתם סחורה. יחידת המידה צמודה לכמות, כך שהמספר 4,000 לבדו לא אומר כלום אבל 4,000 ליטר כן. השדה של הלקוח כולל שם ומען, ובהפצה כדאי לרשום גם את כתובת האספקה בפועל, כי היא לא תמיד הכתובת של המשרד של הלקוח.
לדוגמה, תעודה לאספקת סולר: תאריך האספקה, שם הלקוח וכתובת האתר, תיאור המוצר, יחידת המידה ליטר, הכמות שנמסרה בפועל וחתימת המקבל. כל זה, בלי מחיר.
כשבאספקה אחת נמסרים כמה סוגי טובין, למשל סולר ואוריאה, כדאי לרשום כל סוג בשורה משלו, עם יחידת מידה וכמות משלו, כדי שהתיאור והכמות יישארו חד-משמעיים.
מחיר, מספור ומתי תעודה בכלל נדרשת
בניגוד לתפיסה נפוצה, ההוראות קובעות שאין חובה לציין בתעודת משלוח מחירים. זה מה שמאפשר לה לשמש אישור מסירה בשטח, בזמן שהחשבונית נבנית אחר כך מכמה תעודות יחד.
תעודות משלוח לטובין שטרם נמכרו ממוספרות בסדרת מספרים עוקבת נפרדת משאר המסמכים. תעודה בלי מספר ברור, או שמספרה חופף לתעודה אחרת, היא ליקוי.
התעודה נדרשת לכל משלוח מהעסק של טובין שהם מלאי, אלא אם נערכה חשבונית באותו מועד. מי שמחייב בסוף החודש חייב תעודה על כל אספקה בפני עצמה.
טעויות נפוצות
אלה הליקויים שחוזרים הכי הרבה:
- כמות בלי יחידת מידה, או תיאור כללי מדי של הסחורה.
- חתימה חסרה או כזו שאי אפשר לזהות מי חתם.
- שימוש באותו רצף מספרים לתעודות משלוח ולחשבוניות.
- תעודה שלא הופקה בכלל על אספקה שקרתה.
- תעודה שנכתבה בכתב יד קטוע או לא קריא.
כשחסר שדה
שדה שחסר בתעודה שכבר נוצרה משלימים ממקור אמין — מההזמנה, מהנהג או מהלקוח — ולא ממלאים בניחוש כדי שהמסמך ייראה שלם. שדות חובה שנכתבו בכתב יד מטושטש או נחתכו בצילום הם בפועל שדות חסרים, ואחד היתרונות של תעודה שמופקת ממערכת הוא שהשדות מודפסים ולא תלויים בכתב היד של הנהג.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM רוב השדות האלה מגיעים מההזמנה ומכרטיס הלקוח, ולכן הם לא נשכחים: הנהג מוסיף רק את מה שהוא היחיד שיודע — הכמות שסופקה בפועל ומי קיבל. החתימה נלקחת על המסך, וכפתור השליחה נעול עד שהיא קיימת.
המחיר לא מוצג לנהג ולא חייב להופיע בתעודה; הוא מוקפא על ההזמנה ומשמש את החשבונית בהמשך. כל תעודה מקבלת מספר רץ שנאכף בבסיס הנתונים, ויש עמוד הדפסה עם החתימה, הפירוט ופרטי העסק. המערכת לא מחליפה בדיקה מול רואה החשבון שלכם.
