איך מכניסים למערכת תעודת משלוח שנכתבה על נייר?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
מקלידים את התעודה מהמשרד על ההזמנה שהיא שייכת לה: מזינים כמות בפועל, תאריך ומקבל, ומצרפים צילום של הנייר. כדאי לשמור את המקור החתום, לרשום את מספר תעודת הנייר בהערות, ולוודא שהאספקה לא נרשמה כבר דרך הנהג — אחרת תיווצר תעודה כפולה.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
מתי תעודת נייר מגיעה למשרד
לא כל אספקה עוברת דרך אפליקציית הנהג. כמה מהמקרים הרגילים:
- משאית של קבלן משנה שעובד עם פנקס משלו.
- תקלה בטלפון של הנהג או סוללה ריקה.
- תעודה היסטורית שמגיעה בדיעבד.
- אתר ללא קליטה, שבו הנהג כתב על נייר והמשיך הלאה.
לפני שמקלידים
שלוש בדיקות קצרות חוסכות את רוב הבעיות. מוצאים את ההזמנה שהתעודה שייכת לה, ולא פותחים הזמנה חדשה רק כדי להקליד. בודקים שההזמנה עוד לא נסגרה בתעודה שהנהג שלח. ובודקים שהנייר קריא וחתום: כמות שאי אפשר לקרוא היא סיבה לשאול את הנהג לפני ההקלדה, לא אחריה.
אם הנייר חתום על ידי מי שאינכם מכירים, או שהכמות בו שונה מאוד מהכמות בהזמנה, שווה לברר לפני ההקלדה. תעודה שנכנסת למערכת נראית לכולם סמכותית, גם כשהמקור שלה לא ברור.
תעודה שמגיעה חודשים אחרי האספקה דורשת זהירות נוספת: ייתכן שהחשבונית של אותו חודש כבר יצאה. לפני ההקלדה בודקים אם האספקה כבר חויבה, ואם כן — מדברים עם הנהלת החשבונות לפני שמוסיפים עוד מסמך.
השלבים
כך נראה התהליך מהמשרד:
- בוחרים את ההזמנה הפתוחה של הלקוח.
- הלקוח, המוצר, הכתובת והמחיר נלקחים מההזמנה; את הכמות שנמסרה, את המקבל ואת מועד האספקה מקלידים מהנייר.
- בודקים אותם מול הנייר — הכמות הקובעת היא זו שנמסרה בפועל, כפי שרשומה בנייר.
- מצרפים צילום של תעודת הנייר.
- שומרים, והתעודה ממתינה לאישור כמו כל תעודה אחרת.
מה עושים עם הנייר
תעודת הנייר היא המסמך שעליו חתם הלקוח, ולכן כדאי לשמור את המקור גם אחרי ההקלדה. הצילום שמצורף בתעודה במערכת מקל על מציאתו, ומספר הנייר בהערות מאפשר להצליב בין השניים. אם התעודה מגיעה בהמשך גם מהנהג, המספר הזה הוא מה שיעזור לזהות את הכפילות.
אחרי ההקלדה: אישור ונוהל משרד
תעודה ידנית ממתינה לאישור כמו כל תעודה, ורק אחרי האישור היא נכנסת לחשבונית של הלקוח. כדאי לא לאשר לפני שמישהו השווה אותה לנייר, כי האישור הוא השער האחרון לפני החיוב. נוהל קצר שעובד:
- תעודת נייר שהגיעה נרשמת באותו יום ולא נערמת לסוף החודש.
- לפני ההקלדה בודקים מול הנהג או הקבלן שהאספקה לא דווחה כבר.
- מצלמים את הנייר בבהירות, כשהחתימה והכמות קריאות.
- כשאפשר, מי שמקליד אינו מי שמאשר.
טעויות נפוצות
אלה הטעויות שכדאי לצפות להן כשמקלידים מנייר:
- הקלדה על הזמנה לא נכונה של אותו לקוח.
- רישום אותה אספקה פעמיים, פעם מהנהג ופעם מהנייר.
- הקלדת הכמות שהוזמנה במקום הכמות שנמסרה.
- שכחה לצרף צילום, ואז אי אפשר לשחזר מה היה כתוב.
- השלכת המקור אחרי ההקלדה.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM יש 'תעודה ידנית' שנפתחת תמיד על הזמנה קיימת: בוחרים את ההזמנה, והלקוח, המוצר, הכתובת והמחיר נלקחים ממנה; את הכמות שנמסרה ואת המקבל מקלידים מהנייר, וניתן לצרף את הצילום של תעודת הנייר. כך אין הזמנה שנשארת פתוחה לצד תעודה שכבר נרשמה עליה.
התעודה הידנית עוברת את אותו שער אישור כמו תעודה מהנהג, יורשת את המחיר המוקפא מההזמנה, ומסומנת בתג 'הוזנה ידנית' בבורד, בכרטיס ובקובץ האקסל. המערכת לא פותחת תעודה ידנית בלי הזמנה.
