איך מוציאים חשבונית מרוכזת מכמה תעודות משלוח?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
חשבונית מרוכזת נבנית מכל תעודות המשלוח המאושרות של לקוח לחודש ביצוע אחד: שורה לכל תעודה ומסמך אחד לתשלום. בודקים שכל התעודות אושרו ושהמחיר בכל שורה הוא המחיר של יום האספקה, מפיקים חשבונית מס, ומוודאים אם הסכום חוצה את סף מספר ההקצאה. אספקות משני חודשים לא מערבבים.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
מה זו חשבונית מרוכזת ולמה היא הנוהג
בעסקים שמחייבים בסוף החודש, כמו הפצת דלק, הובלות ומנופים, כל אספקה מתועדת בתעודת משלוח משלה, ואת החיוב עצמו עושים פעם אחת: חשבונית אחת ללקוח שמרכזת את התעודות. הלקוח מקבל מסמך אחד לבדיקה ולתשלום במקום עשרות, ובמשרד מפיקים חשבונית אחת במקום רבות.
ההוראות פוטרות מתעודת משלוח רק כשחשבונית נערכת באותו מועד יציאת הסחורה. כשהחשבונית מגיעה מאוחר יותר, כל תעודה נשארת מסמך חובה, והחשבונית המרוכזת נשענת עליהן.
השלבים
תהליך החיוב החודשי, בסדר שכדאי לשמור עליו:
- מאשרים את כל התעודות של החודש. תעודה שלא אושרה לא נכנסת לחיוב.
- בודקים שלא נשארו אספקות בלי תעודה, ותעודות שמחכות לטיפול.
- מוודאים שהמחיר בכל שורה הוא המחיר שהיה תקף ביום האספקה.
- מרכזים את התעודות של הלקוח לחשבונית אחת לכל חודש ביצוע.
- בודקים שאין פרט חסר, כמו ח.פ של לקוח עסקי, ומפיקים חשבונית מס.
- אם הסכום חוצה את סף ההקצאה, מוודאים שהתקבל מספר הקצאה.
למה חשבונית לכל חודש ביצוע
כשללקוח מחכות תעודות משני חודשים, נכון להפיק שתי חשבוניות, אחת לכל חודש שבו הסחורה סופקה. כך החשבונית תואמת את התקופה שהיא מתעדת, והתאריכים בתזרים נכונים.
תאריך ההפקה ומועד הפירעון הם של יום ההפקה בפועל. מועד הפירעון בשוטף+N נספר מסוף החודש שבו הופקה החשבונית. לדוגמה: חשבונית שהופקה ב-10 במרץ בתנאי שוטף+30 פירעונה ב-30 באפריל, כלומר סוף מרץ ועוד 30 יום. באותה חשבונית בשוטף+60 הפירעון הוא ב-30 במאי.
כשהמחירון התעדכן באמצע החודש, כל תעודה נושאת את המחיר שהיה תקף ביום האספקה שלה, וחשבונית אחת יכולה להכיל שורות במחירים שונים. זה תקין, וזו בדיוק הסיבה שהמחיר מוקפא על ההזמנה ועל התעודה ולא נשלף מחדש בסוף החודש.
מספר הקצאה בחשבונית מרוכזת
חשבונית מרוכזת חוצה בקלות את סף מספר ההקצאה, שנכון לאוקטובר 2026 הוא 5,000 ₪ לפני מע״מ. אם כך, בלי מספר הלקוח העסקי לא יכול לקזז את המע״מ. לכן את בדיקת הסכום ואת בדיקת ה-ח.פ עושים לפני ההפקה, לא אחריה.
טעויות נפוצות
הכשלים שמתגלים בדרך כלל רק אחרי שהחשבונית יצאה:
- אספקה שלא נכנסה לחשבונית כי התעודה שלה לא אושרה בזמן.
- ערבוב אספקות משני חודשים בחשבונית אחת.
- מחיר שהתעדכן באמצע החודש ונכנס לכל החשבונית.
- אותה תעודה שנכללה בשתי חשבוניות.
- חשבונית ללקוח עסקי בלי ח.פ, שנתקעת בבקשת מספר הקצאה.
ואם כבר הופקה חשבונית עם טעות
חשבונית מס שהופקה לא נמחקת. תיקון נעשה בחשבונית זיכוי שמפנה אליה, ואחריו מפיקים חשבונית נכונה. ובשל כך שווה להשקיע דקות בבדיקה לפני ההפקה.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM תעודות מאושרות שטרם נשלחה עליהן חשבונית מחכות בקבוצה משלהן, ובלחיצה אחת הן מתקבצות לחשבונית אחת לכל לקוח ולכל חודש ביצוע, עם שורה לכל תעודה. הסכום הוא הכמות בפועל כפול המחיר המוקפא על ההזמנה, או מחיר קבוע לנסיעה, ולא מחושב מחדש. בתדלוק שטח מצורף נספח שמפרט כמה תודלק כל כלי, והסכום לחיוב לא משתנה בגללו.
לפני ההפקה מסך 'בדיקה לפני שליחה' מראה מה מורנינג צריכה ועדיין חסר, עם קישור לתיקון. משם החשבונית יוצאת כחשבונית מס במורנינג, חשבונית שכבר הופקה לא תופק שוב, ומספר ההקצאה נמשך ונשמר בכרטיס. אפשר גם להוסיף לטיוטה שורה כללית, כמו דמי הובלה או הנחה מוסכמת, בלי תעודה.
