מה ההבדל בין תעודת משלוח לחשבונית מס?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
תעודת משלוח מתעדת מה נמסר ללקוח — כמות, תאריך וחתימה — ואינה חייבת לכלול מחיר. חשבונית מס היא מסמך המכירה והמע״מ: היא מציגה מחיר, סכום ומע״מ, וחשבונית שחוצה את סף ההקצאה צריכה גם מספר הקצאה. כשמחייבים בסוף החודש, כמה תעודות מתקבצות לחשבונית אחת.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
מה כל מסמך אומר
תעודת משלוח היא הוכחה למסירה: מה יצא מהעסק, מתי, לאיזה לקוח ומי חתם. היא נוצרת בשטח, ברגע האספקה, ואין חובה לרשום בה מחיר.
חשבונית מס היא מסמך הגבייה והמיסוי: היא מציגה את הסכום לפני מע״מ, את המע״מ ואת הסכום לתשלום, והיא זו שהלקוח העסקי מקזז ממנה מע״מ. לכן יש לה כללים נוספים, ובהם מספר הקצאה כשהסכום חוצה את הסף שקבעה רשות המסים.
מתי צריך את שניהם
לפי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תעודת משלוח נדרשת לכל משלוח של טובין שהם מלאי, אלא אם נערכה חשבונית באותו מועד. מי שמפיק חשבונית ברגע יציאת הסחורה פטור מתעודה נפרדת על אותה תנועה.
מי שמחייב את הלקוח בסוף החודש, כמו ברוב החברות בהפצת דלק, בהובלות ובמנופים, חייב תעודת משלוח על כל אספקה, ואחר כך חשבונית אחת שמרכזת אותן.
איך הם מתחברים בחיוב חודשי
לדוגמה: לקוח קיבל ארבע אספקות במהלך החודש. נוצרו ארבע תעודות, כל אחת עם חתימה משלה. בסוף החודש הן מתקבצות לחשבונית אחת עם שורה לכל תעודה, והלקוח מקבל מסמך אחד לבדיקה ולתשלום.
כדי שהחשבונית תהיה אמינה, המחיר בה צריך להיות המחיר שהיה תקף ביום האספקה, ולא מחיר שהתעדכן אחר כך.
לפני שמפיקים את החשבונית כדאי לעבור על התעודות של הלקוח: שכולן אושרו, שאף אספקה לא חסרה, ושהמחיר בכל שורה הוא המחיר של יום האספקה. חשבונית שנבנית מתעודות שאושרו מראש פחות צפויה להזדקק לתיקון אחרי שהיא יוצאת.
השוואה בקצרה
הנקודות שמבדילות בין שני המסמכים:
- מטרה — התעודה מוכיחה מסירה; החשבונית מחייבת את הלקוח ומדווחת מע״מ.
- מתי נוצרת — התעודה ברגע האספקה; החשבונית ברגע שמחליטים לחייב.
- מחיר — בתעודה אין חובה לציין אותו; בחשבונית המחיר, הסכום והמע״מ הם עיקר המסמך.
- מספור — תעודות לטובין שטרם נמכרו ממוספרות בסדרה עוקבת נפרדת משאר המסמכים.
- ח.פ ומספר הקצאה — רלוונטיים לחשבונית ולא לתעודה.
- תיקון — טעות בתעודה מתקנים לפני שהיא נכנסת לחשבונית; חשבונית שהופקה מתקנים בחשבונית זיכוי.
ומה לגבי חשבונית מס קבלה
חשבונית מס/קבלה מצהירה גם שהכסף התקבל, ולכן היא מתאימה כשהתשלום מגיע ברגע המכירה. בחיוב חודשי בשוטף הכסף מגיע אחר כך: מפיקים חשבונית מס, ובעת התשלום מפיקים קבלה. ההבדל בין קבלה על חשבונית לקבלה על תקבול מוסבר בנפרד.
טעויות נפוצות
הטעות הראשונה היא להתייחס לתעודה כאל חשבונית ולבקש מהלקוח לשלם לפיה. השנייה היא להפיק חשבונית מרוכזת בלי לוודא שכל התעודות של החודש נכנסו, ואז לגלות אספקה שלא חויבה. השלישית היא לערבב אספקות משני חודשים בחשבונית אחת, כך שהחשבונית לא תואמת את התקופה שהיא אמורה לתעד.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM תעודה שנחתמה בשטח ממתינה לאישור, ורק תעודה מאושרת נכנסת לחיוב. תעודות מאושרות שטרם נשלחה עליהן חשבונית מחכות בקבוצה משלהן, ובלחיצה אחת הן הופכות לחשבונית אחת לכל לקוח ולכל חודש ביצוע, עם שורה לכל תעודה.
הסכומים נבנים מהכמות בפועל ומהמחיר המוקפא על ההזמנה, ולא מחושבים מחדש. החשבונית יוצאת כחשבונית מס דרך מורנינג, ובחשבונית שחוצה את סף ההקצאה מספר ההקצאה נמשך משם ונשמר בכרטיס.
