מה ההבדל בין שטר מטען לתעודת משלוח?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
תעודת משלוח היא מסמך ניהול ספרים שמתעד טובין שיצאו מהעסק ללקוח, לפי הוראות מס הכנסה. שטר מטען הוא הסכם הובלה בכתב בין מזמין ההובלה למוביל, לפי תקנה 20 לתקנות שירותי הובלה, וממלאים אותו בארבעה עותקים לפחות. אלה שני מסמכים עם דרישות שונות, ובהובלה אחת ייתכן שצריך את שניהם.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
שני מסמכים, שתי מטרות
תעודת משלוח נולדה מחוק ניהול הספרים: היא מתעדת טובין שהם מלאי ושיצאו מהעסק, ומשמשת בהמשך בסיס לחשבונית. הדרישות שלה מופיעות בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות).
שטר מטען נולד מדיני ההובלה: הוא ההסכם בכתב בין מי שמזמין הובלה לבין המוביל, והדרישות שלו מופיעות בתקנה 20 לתקנות שירותי הובלה, תשס״א-2001. התקנה קובעת שהשטר יכיל, בין השאר, הצהרה חתומה של מזמין ההובלה או של מוסר המטען על סוג המטען ועל משקלו או נפחו.
בקצרה, ההבדלים בין שני המסמכים:
- מקור — תעודת משלוח: הוראות ניהול פנקסי החשבונות. שטר מטען: תקנות שירותי הובלה.
- מי נדרש לו — תעודה: מי שמוציא טובין מהמלאי שלו. שטר: מזמין ההובלה והמוביל.
- חתימה — תעודה: חתימה כשדה חובה. שטר: הצהרה חתומה על סוג המטען ועל משקלו או נפחו.
- עותקים — תעודה: לא נמצאה דרישה למספר עותקים. שטר: ארבעה לפחות.
- שמירה — שטר: העותק של בעל רישיון המוביל, לשנה אחת לפחות.
מה חייב להיות בשטר מטען
מהתקנה עצמה, השטר כולל:
- סוג המטען, ומשקלו או נפחו
- פרטי המזמין ופרטי המקבל
- פרטי הנהג
- מספר הרכב ומספר הגרור
- מקום הטעינה ומקום הפריקה
- תאריך משוער לסיום ההובלה
ארבעה עותקים, ושנה אחת
התקנה קובעת שהשטר ימולא בארבעה עותקים לפחות: למזמין ההובלה, למקבל המטען, לנהג בעת ההובלה ולבעל רישיון המוביל. את העותק האחרון חובה לשמור שנה אחת לפחות. תעודת משלוח, לעומת זאת, נערכת לפי הוראות ניהול הספרים, ובהוראות שנבדקו לא נמצאה דרישה לארבעה עותקים.
הובלת דלק מוסיפה שכבה
בהובלת חומרים מסוכנים, ובהם דלק, מצטרפות דרישות: שטר המטען כולל גם את הפרטים שבתקנה 9, ומסמכי ההובלה כוללים את טמפרטורת המוצר הממוצעת בכל תא במיכלית, שנמדדה בעת הטעינה ברזולוציה של עשירית מעלה. זו דרישה של רישוי הובלת חומרים מסוכנים ולא רק של חברת ההובלה.
כשחברה אחת גם מוכרת וגם מובילה
לדוגמה, חברת הובלה מובילה סחורה של לקוח מאתר לאתר: שטר המטען מסדיר את ההובלה — מי מזמין, מי מוביל ומי מקבל — ואין כאן מלאי שיוצא מהעסק. לעומת זאת חברת הפצה מוכרת את הסחורה בעצמה, ולכן יוצאים ממנה טובין מהמלאי.
כשהחברה היא גם המוכרת וגם המובילה, כמו בהפצת דלק, ייתכן ששני ההסדרים חלים על אותה אספקה. השאלה אילו מסמכים נדרשים אצלכם היא שאלה לרואה החשבון ולמי שמכיר את רישוי ההובלה שלכם, ולא משהו שכדאי להחליט עליו לבד.
האם מסמך אחד יכול לשמש את שניהם
לא נמצא מקור שקובע שתעודת משלוח מחליפה שטר מטען, או להפך, ולא נמצא מקור שקובע ששטר מטען דיגיטלי פוטר ממסירה ושמירה של עותקים בפועל. עד שיועץ מקצועי אומר אחרת, נכון להתייחס לשניהם כאל שני מסמכים נפרדים, ולוודא שארבעת העותקים אכן מגיעים ליעדים שהתקנה מונה.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM תעודת המשלוח נוצרת דיגיטלית בטלפון של הנהג, עם חתימה, מספר רץ ופירוט תאים או כלים, והמערכת מתייחסת גם לשטר מטען לפי תקנה 20, כמסמך נפרד מתעודת המשלוח. בהפצת דלק טמפרטורת התא נרשמת בטעינה ועוברת לתעודה, והשדה הזה אופציונלי בטופס.
המערכת אינה מבטלת את הצורך למסור ולשמור עותקים בפועל כשהתקנה דורשת זאת, ואינה מכריעה בשאלה אם תיעוד דיגיטלי מספיק. את זה כדאי לברר מול יועץ מקצועי.
