איך מנהלים לקוח שמזמין כל שבוע אותו דבר?

מה נכנס לתבנית

ככל שהתבנית מדויקת יותר, כך פחות צריך לתקן אחר כך. תבנית שחסר בה פרט, למשל כתובת או איש קשר, מייצרת בכל שבוע אותה שיחה חוזרת. תבנית טובה כוללת את כל מה שחוזר בכל אספקה:

• הלקוח והכתובת שאליה מספקים.
• המוצר והכמות הרגילה.
• המחזוריות, למשל כל שבוע ביום קבוע.
• הערות קבועות לנהג, כמו שעת קבלה או הוראות גישה.

איך זה עובד ביום-יום

כשמועד הזמנה קבועה מגיע, היא נוצרת אוטומטית ומוצגת במסך ההזמנות. מכאן היא ממשיכה כמו כל הזמנה: מאשרים אותה, משבצים למשאית ושולחים לנהג. ההזמנה נוצרת כשמועדה מגיע ולא חודשים מראש, ולכן אין רשימה ארוכה של הזמנות עתידיות שצריך לעדכן כשמשהו משתנה.

הזמנה שנוצרה מתבנית אינה שונה משאר ההזמנות: היא עוברת אישור, שיבוץ ושליחה לנהג, ואפשר לבטל אותה. ביטול של הזמנה אחת אינו משנה את התבנית.

מתי משנים את התבנית ומתי רק הזמנה אחת

לא כל שינוי מצדיק לערוך את התבנית:

• שינוי קבוע בכמות או בכתובת: מעדכנים את התבנית.
• שבוע חריג, חג או חופשה: משנים או מבטלים את ההזמנה של אותו שבוע בלבד.
• לקוח שמפסיק להזמין: דואגים שהתבנית לא תמשיך ליצור הזמנות.

דוגמה

לדוגמה, לקוח עם צובר מקבל 5,000 ליטר סולר בכל יום שלישי. בלי הזמנה קבועה, מישהו במשרד מקליד אותה כל שבוע, ובשבוע שבו שכחו, הצובר מתרוקן. עם תבנית, ההזמנה כבר במסך ההזמנות כשהיום מגיע, והסדרן רק צריך לאשר ולשבץ.

דוגמה נוספת: לקוח שמזמין 8,000 ליטר כל שבועיים ביום ראשון, ואחרי זמן עובר להזמין אחת לשלושה שבועות. מעדכנים את המחזוריות בתבנית פעם אחת, במקום לתקן הזמנה אחרי הזמנה. כשיש הרבה לקוחות קבועים, מסך ההזמנות הופך לרשימת עבודה: רואים מה כבר נוצר, מה מחכה לאישור ומה כבר שובץ.

סקירה שבועית קצרה

שבוע עם חג או סגירה אצל הלקוח הוא המקום שבו הזמנה קבועה עלולה להפתיע: ההזמנה נוצרת, ואיש לא הודיע לנהג שהלקוח סגור. לכן כדאי לעבור בתחילת כל שבוע על ההזמנות שנוצרו מתבניות ולבדוק:

• אילו הזמנות נוצרו מתבניות לשבוע הקרוב.
• אילו לקוחות הודיעו על חג, חופשה או שינוי כמות.
• אילו לקוחות הפסיקו להזמין, וצריך לברר אם התבנית עדיין רלוונטית.

טעויות נפוצות

הטעויות שחוזרות בניהול לקוחות קבועים:

• לא לעדכן את התבנית אחרי שינוי קבוע, ולתקן ידנית בכל שבוע.
• ליצור הזמנה ידנית כפולה לצד זו שנוצרה אוטומטית.
• לא לעבור על ההזמנות של השבוע הקרוב לפני שהן מגיעות לשיבוץ.
• לא להודיע לנהג על שינוי בהזמנה שנוצרה מתבנית.