איך מתעדים צובר סולר ואספקה אליו?

מה זה צובר ולמה התיעוד שלו שונה

צובר הוא מיכל סולר קבוע שעומד אצל הלקוח, בחצר, באתר או במוסך, והוא מתמלא ממכלית עם כמה תאים. בפריקה לצובר תא נפרק כולו או לא נפרק בכלל. זה ההבדל המרכזי מתדלוק שטח, שבו כל כלי מקבל כמות אחרת.

לכן הדרך הטבעית לתעד אספקה לצובר היא לפי תאים, ולא לפי כמות שמישהו מקליד.

מה כדאי שיופיע בתיעוד של כל אספקה

אלה הפרטים המעשיים שכדאי לרשום בכל אספקה:

• הלקוח וכתובת הצובר.
• תאריך ושעת האספקה.
• המוצר שנפרק.
• אילו תאים נפרקו וכמה ליטרים בכל אחד.
• המשאית והנהג.
• שם המקבל וחתימתו.

למה לא מקלידים כמות

כשהכמות מוקלדת, הנהג כותב מספר מקורב, והמלאי של המשאית לא מסתדר בסוף היום. כשהכמות היא סכום של תאים שסומנו, אין מה להקליד ואין טעות הקלדה. הכמות בתעודה, הירידה במלאי של המשאית והשורה בחשבונית נגזרות כולן מאותו סימון, ולכן הן לא יכולות להיפרד זו מזו.

הסימון נבדק גם מול המשאית: תא שלא שייך למשאית ששובצה לעצירה לא אמור להתקבל.

תעודה שנחתמה ונשמרה היא גם הוכחה כשלקוח מערער על כמות. כשהכמות נגזרת מתאים, ההוכחה פשוטה: אילו תאים נפרקו ומה הקיבולת של כל אחד.

איך זה נראה ביום רגיל

ההזמנה משובצת למשאית, והנהג רואה אותה במסלול היום. אחרי הפריקה הוא מסמן את התאים, הלקוח חותם והתעודה מגיעה למשרד. המלאי של המשאית יורד בכמות התאים שסומנו, והתעודה מחכה לחשבונית החודשית של הלקוח, שיוצאת במחיר שהוקפא בהזמנה.

מה הלקוח צריך לראות

לקוח עם צובר רוצה לדעת מתי קיבל, כמה, ובכמה זה עלה. תעודה שמגיעה אליו עם התאים שנפרקו, ואזור אישי שבו הוא רואה את ההיסטוריה שלו, חוסכים טלפונים למשרד. הזמנה שהלקוח מזמין בעצמו צריכה לעבור באותם כללים כמו הזמנה מהמשרד, כדי שמחיר ותאים לא יתחילו להיקבע בשני אופנים.

מתי למלא ואיך יודעים

בלי חיישן בצובר אי אפשר לדעת מרחוק כמה סולר נשאר בו. ההזמנה מגיעה בדרך כלל באחת משלוש דרכים: הלקוח מתקשר או מזמין בעצמו, לוח זמנים קבוע, או מישהו במשרד שזוכר. לקוח שממלא כל שבוע אותו דבר מתאים להזמנה קבועה שנוצרת לבד במועד. ניטור מיכלים בחיישנים הוא פתרון נפרד שדורש חומרה, ואינו חלק מתיעוד האספקה.

טעויות נפוצות

אלה הטעויות שחוזרות באספקה לצוברים:

• כמות שלא מתאימה לאף תא, ומישהו צריך להחליט מה עושים בהפרש.
• כמות מקורבת בתעודה כשבפועל נפרקו תאים שלמים.
• אספקה לצובר שנרשמת באותה שורה עם תדלוק כלים.
• תעודה שלא נחתמה וחשבונית שיוצאת בלעדיה.