איך מחברים חשבונית ירוקה ל-CRM?

מה זה מפתח API ומה צריך לפני שמתחילים

מפתח API הוא זוג פרטים שמאפשר למערכת אחת לפעול בשם העסק בחשבון של מערכת אחרת. במורנינג הוא מורכב ממזהה מפתח ומפתח סודי. לפי מרכז העזרה של מורנינג, יוצרים אותו דרך האזור האישי, כלים למפתחים, מפתחות API, והאפשרות זמינה לפי מסלול המנוי. מסלולים משתנים, ולכן כדאי לוודא מול מורנינג שהמסלול שלכם כולל אותה.

המפתח הסודי מוצג פעם אחת בלבד, ברגע היצירה. אם לא העתקתם אותו אז, אי אפשר להציג אותו שוב ויוצרים מפתח חדש. התייחסו אליו כמו אל סיסמה: לא שולחים אותו במייל רגיל ולא שומרים אותו בקובץ משותף.

כדאי שהחיבור ייעשה על ידי מי שמורשה בחשבון מורנינג של העסק, ולא על ידי מי שרק קיבל גישה זמנית. מומלץ ליצור מפתח נפרד לכל מערכת שמתחברת לחשבון, כדי שאפשר יהיה לבטל אחד בלי לפגוע באחרים, ולתאם עם רואה החשבון או מנהל החשבונות לפני מחיקה של מפתח קיים.

השלבים

כך נראה החיבור מהתחלה ועד חשבונית ראשונה:

• יוצרים במורנינג מפתח API חדש, ומעתיקים מיד את המזהה ואת המפתח הסודי.
• בהגדרות ה-CRM, בחלק החיבורים, מזינים את שני הפרטים.
• בוחרים סביבה: בדיקות או אמיתית.
• מריצים בדיקת חיבור ומוודאים שהתקבלה תשובה תקינה, בלי שנוצר מסמך.
• מפיקים חשבונית ראשונה אחת ובודקים אותה בחשבון מורנינג.

סביבת בדיקות מול סביבה אמיתית

מורנינג מציעה סביבת בדיקות נפרדת, שנרשמים אליה בנפרד עם עסק פיקטיבי ומסמכים לדוגמה. מפתח שנוצר בסביבה אחת לא עובד בשנייה, ולכן בחירת הסביבה ב-CRM חייבת להתאים למקום שבו נוצר המפתח.

הדרך הבטוחה היא להתחיל בסביבת בדיקות, להפיק כמה מסמכים לדוגמה ולוודא שהכל נראה נכון, ורק אז לעבור לסביבה האמיתית עם מפתח חדש. מסמכים שנוצרו בסביבת בדיקות אינם מסמכים של העסק האמיתי.

תקלות נפוצות

כמעט כל כשל בחיבור הוא אחד מאלה:

• סביבה לא תואמת: מפתח של סביבת בדיקות עם סביבה אמיתית שנבחרה, או להפך.
• מפתח סודי שהועתק אחרי חלון ההצגה, או חלקית, או עם רווח בסוף.
• מסלול מנוי שלא כולל גישת API.
• מפתח שנמחק או הוחלף במורנינג, בלי שעדכנו את ה-CRM.
• מורנינג דחתה מסמך: המסמך לא נוצר, וההודעה אומרת מה נדחה ומאיפה הערך הגיע.

מה החיבור עושה, ומה הוא לא עושה

אחרי החיבור המסמכים החשבונאיים הרשמיים נוצרים במורנינג, בחשבון של העסק שלכם, וה-CRM בונה אותם מהנתונים שכבר קיימים אצלו: תעודות, מחירים ופרטי לקוח. ה-CRM לא מחליף את מורנינג ולא מחליף את רואה החשבון.

דבר אחד החיבור לא יכול לעשות במקומכם: ההרשאה החד-פעמית מול רשות המסים לבקשת מספרי הקצאה, שמורשה בעסק צריך לאשר פעם אחת. פרטים בשאלה על מספר הקצאה.

מקורות

• מורנינג של חשבונית ירוקה — יצירת מפתח API (נפתח בחלון חדש)