איך מגדירים הרשאות שונות לעובדים במשרד?

למה לא נותנים לכולם הכול

במשרד קטן קל לתת לכולם גישה מלאה, וזה עובד עד לטעות הראשונה: מחיר שהשתנה בלי שאיש הודיע, תעודה שאושרה בידי מי שלא אמור, או עובד שעזב וממשיך לראות את כל הלקוחות. הרשאות לפי תפקיד לא נועדו להגביל אנשים אלא לצמצם את המקומות שבהם טעות או רשלנות יכולות להזיק.

חמישה תפקידים טיפוסיים במשרד

במשרד של חברת הובלה אפשר בדרך כלל לחלק את העבודה לחמישה תפקידים:

• מנהל: גישה מלאה, כולל הגדרות המערכת והעובדים.
• משרד: עבודה שוטפת עם לקוחות, הזמנות ותעודות.
• סדרן: סידור העבודה והנהגים, כלומר מה שנדרש כדי לבנות את היום.
• הנהלת חשבונות: חשבוניות, קופה ותזרים.
• צפייה בלבד: מי שצריך לראות ולא לשנות, כמו שותף או יועץ.

הרשאה ספציפית מעל התפקיד

לא כל עובד נכנס בדיוק לתבנית. פקידה שמטפלת גם בגבייה אחת לשבוע לא צריכה להפוך להנהלת חשבונות. במקום לשנות לה תפקיד, מוסיפים לה הרשאה אחת מעל התפקיד שלה. אותו דבר בכיוון ההפוך: מסירים הרשאה אחת בלי לפרק את הכול. הכלל הוא להתחיל מהמינימום ולהוסיף לפי צורך, ולא להתחיל מהכול ולנסות להסיר.

מה נשאר בידי המנהל בלבד

ההרשאה לשנות תפקידים ולהעניק הרשאות היא בעצם הרשאה לתת לעצמך כל דבר אחר. לכן כדאי שהיא תישאר צרה, אצל המנהל, וששינוי תפקיד לעצמך ייחסם. אותו עיקרון חל על ייצוא מלא של הנתונים ועל הגדרות כספיות: הרשאות שמזיקות הכי הרבה בידיים לא נכונות צריכות להיות הכי מעטות.

שלוש שאלות לפני שמעניקים הרשאה

כשעולה בקשה לתת לעובד גישה למשהו חדש, שלוש שאלות קצרות מכריעות ברוב המקרים:

• האם הוא צריך את זה כל יום, או פעם בחודש? אם פעם בחודש, אולי מישהו אחר צריך לעשות את זה.
• מה הנזק הגרוע ביותר אם הפעולה תיעשה בטעות, והאם אפשר לתקן אותו?
• האם הפעולה נרשמת, כך שאפשר יהיה לברר אחר כך מי עשה אותה?

בקרה ופרישת עובד

הרשאות הן לא הגדרה חד-פעמית. כדאי לעבור עליהן מדי כמה חודשים, ולוודא שלכל עובד יש מה שהוא באמת צריך. כשעובד עוזב, משביתים את המשתמש שלו באותו יום, ולא ממתינים לסוף החודש. יומן פעולות שמראה מי שינה מה ומתי מאפשר לברר בדיעבד מה קרה, ואימות דו-שלבי למנהלים מקשה על מי שמצא סיסמה של מישהו אחר.