מה קורה לנתונים אם מפסיקים להשתמש בתוכנה?
עודכן לאחרונה:
התשובה בקצרה
לפני שמפסיקים להשתמש בתוכנה צריך לדעת שלושה דברים: אפשר לייצא את כל הנתונים לקובץ אחד שנפתח באקסל, אילו תנאים חלים על הביטול, וכמה זמן הנתונים נשמרים אחרי הסיום ומתי הם נמחקים לפי בקשתכם. בספק טוב הייצוא זמין בכל רגע ואינו תלוי בתשלום או באישור.
המידע כאן כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בשאלות של ניהול ספרים, מע״מ וחוק — כדאי לוודא עם רואה החשבון שלכם.
שלוש שאלות לשאול כל ספק, לפני שחותמים
את השאלה על היציאה כדאי לשאול ביום ההרשמה ולא ביום הביטול. שלוש שאלות מספיקות כדי להבין מה מצב הנתונים שלכם:
- האם אפשר לייצא את כל הנתונים, באיזה פורמט, ובאילו תנאים?
- מה קורה למנוי בביטול: מתי הוא נכנס לתוקף, והאם יש החזר על תקופה ששולמה?
- כמה זמן הנתונים נשמרים אחרי סיום ההתקשרות, מתי הם נמחקים, ובאיזו דרך מבקשים מחיקה?
מה כדאי לייצא, ומתי
ייצאו לפני הביטול ולא אחריו, וגם אל תחכו לרגע האחרון. קבצים שכדאי לשמור הם הלקוחות, ההזמנות, תעודות המשלוח, החשבוניות, התשלומים והמחירונים. אחרי הייצוא פתחו את הקובץ ובדקו שהוא מכיל את מה שציפיתם לו, ושמרו עותק במקום שלכם. ייצוא חודשי קבוע הופך את היציאה מכל מערכת לשאלה של לחיצה אחת.
מה לא נמחק גם כשמבקשים
מסמכי הנהלת חשבונות, כמו חשבוניות וקבלות, כפופים לחובת שמירה בדין. לכן גם אחרי סיום ההתקשרות ספק עשוי לשמור מסמכים כאלה לתקופה שהדין קובע, בלי קשר לבקשת המחיקה. כמה זמן ואיזה מסמכים בדיוק, כדאי לברר מול רואה החשבון שלכם.
מחיקה מהמערכת אינה מחיקה מהגיבויים
כשמוחקים נתונים מהמערכת הפעילה, העותקים בגיבויים לא נעלמים באותו רגע. גיבויים נשמרים בדורות, ונמחקים אוטומטית כשהדור שלהם מסתיים. אם מחיקה מוחלטת חשובה לכם, שאלו את הספק מה מחזור הגיבוי שלו ובאיזה שלב הנתונים נעלמים גם משם.
מה לבדוק בהסכם
את רוב התשובות אפשר לקרוא בתנאי השימוש או בהסכם, אם יודעים איפה להסתכל. נתונים הם גם לא רק טבלאות: חתימות, תמונות מסירה ומסמכים שהועלו הם חלק מהארכיון שלכם, ושווה לוודא אם הם כלולים בייצוא:
- מתי הביטול נכנס לתוקף, ואם הוא דורש הודעה בכתב.
- אם הייצוא מלא או חלקי, והאם קבצים מצורפים כלולים בו.
- אם אפשר לייצא גם אחרי סיום ההתקשרות, ולכמה זמן.
- אם יש תשלום על ייצוא או על שחזור נתונים.
ומה אם פשוט מפסיקים לשלם
ספקים נוהגים בדרכים שונות כשמנוי נגמר. אצל חלקם הגישה נחסמת מיד, ואצל אחרים החשבון עובר למצב צפייה בלבד. ההבדל הזה קובע אם יש לכם זמן לייצא. לכן בררו מראש מה קורה ביום שאחרי, והקפידו לייצא לפני שהמנוי מסתיים.
איך זה עובד ב-ovalotCRM
ב-ovalotCRM אפשר לייצא את כל נתוני החברה בכל רגע לחוברת אקסל אחת, בלי בקשה, בלי המתנה ובלי תשלום, גם במצב צפייה בלבד. בסיום ההתקשרות בלי מנוי החשבון עובר לצפייה בלבד, ושום נתון לא נמחק. ביטול מנוי אפשרי בכל עת בהודעה בכתב, והוא נכנס לתוקף בתום תקופת החיוב הנוכחית.
לאחר סיום ההתקשרות ניתנת תקופה סבירה להשלמת הייצוא, ואחריה הנתונים נמחקים מהמערכת הפעילה לפי בקשתכם. מסמכים שהחוק מחייב לשמור נשמרים לתקופה שהדין דורש, וגיבויים נמחקים אוטומטית בתום הדור שלהם.
