איך מזמינים טעינה ממסוף הדלק?

מה מזמינים: רק תאים שהתרוקנו

תא שעדיין יש בו סולר הוא תא שאי אפשר לדעת בוודאות כמה ייכנס אליו. הזמנה לתא כזה היא ניחוש, ובמסוף ניחוש נגמר בעודף שחוזר עם המשאית או בתא שלא התמלא. לכן מזמינים רק לתאים שדווחו ריקים לגמרי, ותא חלקי נשאר החלטה של מי שמסדר את העבודה.

מאיפה מגיע הנתון על מצב התאים

ההזמנה נבנית בדרך כלל בערב, ממה שהמשאיות החזירו: אילו תאים התרוקנו ובכמה נשארה שארית. מי שמתכנן לפי מה שהיה אתמול ולא לפי מה שדווח היום מזמין לתאים שבפועל עדיין מלאים. לכן עדיף שהנתון על מצב התאים יגיע מהנהג באותו יום, ולא מזיכרון של מי שמסדר את העבודה.

מה כתוב בהזמנה

ההזמנה צריכה להיות ברורה גם למי שלא מכיר את המשאית. אלה הפרטים שכדאי שיופיעו בה:

• שם או מספר המשאית.
• תאריך ושעת ההגעה למסוף.
• התאים שצריך למלא והקיבולת של כל אחד.
• הכמות הכוללת, ואם היא חלקית, ניסוח שאומר זאת במפורש.

ניסוח שמתאים למספר

מייל שאומר ״למלא במלואם״ ומצורף אליו מספר חלקי יבוצע לפי המשפט ולא לפי המספר. לכן כשהכמות חלקית גם הניסוח צריך להשתנות, ולבקש כמות מסוימת לתאים מסוימים.

אחרי ההזמנה: סוגרים את המעגל

מייל שנשלח ונעלם בתיבת הדואר לא משאיר עקבות. כדאי לרשום כל הזמנה עם המשאית, המסוף, התאים והכמות, ולסמן מה קרה אחר כך: נשלחה, התקבל צילום של תעודת ההעמסה, אושרה או בוטלה. במסוף הנהג מצלם את תעודת ההעמסה, ומי שמאשר מזין את הכמות שנטענה לפי התעודה. הכמות בפועל היא זו שנרשמת במלאי ובדוח הספקים, גם כשהיא שונה ממה שהוזמן.

ההפרש בין מה שהוזמן למה שנטען

לא תמיד נטען בדיוק מה שהוזמן: המסוף עשוי למלא פחות, או שתא מתמלא אחרת מהצפוי. לכן הכמות שנרשמת היא זו שבתעודת ההעמסה. מי שרושם את הכמות שהוזמנה כאילו נטענה מסיר את ההפרש, ומאבד את האות שהיה יכול להתריע על בעיה.

טעויות נפוצות

אלה הטעויות שחוזרות בהזמנות למסוף:

• מייל שנכתב מחדש כל ערב, ותא אחד נשכח או מוזמן פעמיים.
• הזמנה לתא שעוד לא התרוקן.
• כמות שמוקלדת מהזיכרון במקום מתעודת ההעמסה.
• היעדר רישום של מה שהוזמן, ולכן אין למה להשוות את מה שנטען.
• סולר שנשלח אך עוד לא אושר, שנספר במלאי כאילו כבר נטען.

דוח יומי לפי ספק

בסוף היום כדאי לראות מכל ספק או מסוף כמה נטען בפועל, ובנפרד כמה הוזמן ועוד לא אושר. שני המספרים נפרדים בכוונה: סולר שנמצא בדרך אינו מלאי.