מה עושים כשיש פער במלאי הסולר בסוף היום?

קודם כל, פער או טעות רישום

רוב הפערים אינם גניבה אלא רישום. טעינה שנרשמה שעות אחרי שקרתה, תעודת משלוח שלא הוזנה, כמות שנרשמה בתא הלא נכון, עיגול ידני וסטייה קלה בכיול המונה הם הסיבות הנפוצות. גם התפשטות תרמית של הדלק בין קור לחום משנה את הנפח. כל אחד מהם קטן, ויחד הם מייצרים הפרש שנראה כמו ליטרים שנעלמו.

סדר בדיקה

כשמספר לא מסתדר, מצמצמים את החשד לפני שמחפשים אשם:

• לבודד את הפער ליום, למשאית ולתא ספציפיים, ולא לבדוק חודש שלם בבת אחת.
• להשוות את הליטרים שנטענו לפי תעודת ההעמסה לסכום הטעינות שנרשמו באותו יום.
• להשוות את סכום האספקות בתעודות המשלוח של היום לירידה במלאי של התא.
• לבדוק אם הוזנה העברה בין משאיות, או עדכון ידני שלא תועד.
• לבדוק אם ההפרש חוזר על אותה משאית או אותו תא לאורך ימים.

דוגמה לבדיקה

לדוגמה, בסוף יום נמצא פער של 450 ליטר בתא 3. הטעינה של הבוקר תואמת לתעודת ההעמסה, אבל מתברר שאחת מתעודות המשלוח של אחר הצהריים נרשמה בכמות קטנה ב-450 ליטר ממה שנפרק. תיקון הרישום סוגר את הפער בלי לשנות את המלאי ידנית, והדפוס מתועד: טעות הזנה אחת ולא בעיית כיול.

כיול או אירוע

פער קטן וקבוע באותו תא, יום אחרי יום, מצביע על כיול ולא על אירוע חד-פעמי. פער שקופץ באקראי בין נסיעות הוא סיפור אחר ודורש בדיקה של הנסיעה עצמה. בלי רישום ברמת תא שני המקרים נראים זהים, ולכן רישום ברמת המשאית לא מספיק כדי להבחין ביניהם.

כמה פער נחשב תקין

לא מצאנו רגולציה ישראלית שקובעת אחוז סבירות רשמי לפער מלאי דלק בתפזורת. הפער תלוי בציוד, בטמפרטורה ובנוהל המדידה של כל חברה. לכן כדאי להגדיר סף התראה פנימי משלכם ולהסתכל על עקביות: פער שחוזר באותו גודל ניתן להסבר, ופער שגדל בלי דפוס הוא סימן אזהרה.

מה לא כדאי לעשות

לא כדאי לתקן את המלאי כדי שהמספרים יסתדרו לפני שמבינים מה קרה. תיקון שקט מוחק את הדפוס, והפער חוזר בלי שאיש יודע שהוא קיים. כשנדרש תיקון ידני, רושמים אותו עם סיבה ושם. וכדאי לא לחפש אשם לפני שמוודאים שמדובר בפער אמיתי ולא בהזנה שחסרה.

לתעד גם כשאין הסבר

פער שנרשם ונסגר בלי הסבר עדיין שווה תיעוד. כשהוא מצטבר לדפוס, הדפוס מתגלה; כשהוא נעלם בסוף כל חודש, כל חודש מתחיל מאפס. כדאי לתעד את התא, היום, גודל הפער, מה נבדק, ואת הטמפרטורה בטעינה אם נמדדה.