השוואת סוגי תוכנה לחברת הפצת דלק: אקסל, ERP כללי, CRM כללי או תוכנה ייעודית

השוואה לפי שישה קריטריונים של חברת הפצת דלק

ארבעת סוגי הכלים, בקצרה

ההשוואה היא בין קטגוריות ולא בין מוצרים. אקסל הוא גיליון שהחברה בנתה לעצמה. מערכת ERP כללית היא תוכנה לניהול מלאי, רכש, כספים והנהלת חשבונות של עסק רגיל. מערכת CRM כללית מנהלת לקוחות, שיחות והזדמנויות מכירה. תוכנה ייעודית נבנתה לענף מסוים, כאן הפצת דלק בתפזורת.

אף אחת מהקטגוריות אינה טובה או רעה בפני עצמה. השאלה היא כמה מהעבודה היומיומית של חברת הפצת דלק היא עבודה שהכלי מכיר מראש, וכמה מוטל על האנשים במשרד להשלים ידנית.

ליטרים לפי תא: ההבדל הכי גדול

מכלית דלק מחולקת לתאים, ולכל תא קיבולת וכמות משלו. מלאי שנמדד ברמת המשאית מסתיר פער שנוצר בתא אחד, ולכן חברת הפצה צריכה לדעת כמה ליטרים נטענו, כמה סופקו וכמה נשארו בכל תא בסוף היום.

בגיליון אקסל אפשר לבנות את זה, אבל כל טעינה ואספקה מוזנות ביד והנוסחה תלויה באדם שבנה אותה. מערכות כלליות מנהלות לרוב מלאי לפי מחסן או פריט, והתא של משאית אינו מושג שהן מכירות. תוכנה ייעודית מחשבת את המלאי מהטעינות והאספקות עצמן, ומציגה פער כשהספירה בפועל שונה מהצפוי.

דלקנים: חיוב חודשי מקבצים של חברות הדלק

לקוחות רבים מתדלקים בכרטיס דלק (דלקן), וחברת הדלק שולחת לחברת ההפצה קובץ תדלוקים. כדי לחייב צריך לשייך כל תדלוק לכרטיס וללקוח, לתמחר לפי מחיר החודש פחות ההנחה של אותו לקוח, ולהפיק חשבונית אחת.

באקסל זו עבודה חודשית של העתקה וחישוב, והטעות הנפוצה היא הנחה שלא נכנסה. מערכות ERP ו-CRM כלליות לא מכירות קובץ של חברת דלק, ולכן דורשות לרוב התאמה מיוחדת. תוכנה ייעודית קולטת את הקבצים, מציגה תדלוקים שלא שויכו לכרטיס, ובודקת לפני ההפקה שלכל לקוח יש הנחה.

תעודת משלוח חתומה וחשבונית עם מספר הקצאה

תעודת משלוח היא הראיה לכך שהסחורה סופקה, וחשבונית מס אחת מרכזת בדרך כלל כמה תעודות מהחודש. חשבונית מעל הסף שקבעה רשות המסים חייבת מספר הקצאה, אחרת הלקוח לא יכול לקזז עליה מע״מ. הסף והמדרגות מפורטים במדריך על מספר הקצאה.

ברוב החברות הקטנות התעודה היא נייר שהנהג מביא למשרד, ומישהו מקליד אותו. תוכנה ייעודית מאפשרת לנהג לקחת חתימה על המסך ולצלם, ומונעת הפקה של תעודה שנייה לאותה הזמנה. מערכות הנהלת חשבונות ישראליות מפיקות חשבוניות עם מספר הקצאה, והפער הוא בחיבור בין התעודות לחשבונית.

אובליגו והוראות קבע: הצד של הכסף

אובליגו הוא החשיפה הכספית ללקוח: חוב פתוח, צ'קים דחויים שטרם נפרעו ואספקה שיצאה ועוד לא חויבה, מול מסגרת האשראי שלו. בחברת הפצת דלק האספקה שטרם חויבה היא חלק גדול מהחשיפה, ולכן חישוב שמסתכל רק על חשבוניות פתוחות מחמיץ אותה.

הוראות קבע הן דרך נפוצה לגבות מלקוחות רבים בקובץ אחד. בכלי כללי זה בדרך כלל קובץ שמכינים ידנית לפי החוב. בתוכנה ייעודית המחזור מוכן מהחוב שהגיע מועדו, מאושר על ידי מנהל, והקובץ נוצר מהמחזור המאושר.

מתי כל כלי מספיק

אין חובה במערכת ייעודית בכל גודל של חברה. כלל אצבע, לפי מה שכואב היום:

• אקסל מספיק כשיש מעט משאיות, מעט לקוחות, כמעט אין דלקנים, ומי שמחזיק את הגיליון זמין תמיד.
• מערכת ERP כללית מתאימה כשהעסק צריך בעיקר הנהלת חשבונות ומלאי רגיל, והדלק הוא חלק קטן מהפעילות.
• מערכת CRM כללית מתאימה כשהקושי הוא מעקב אחרי לידים ושיחות מכירה, ולא התפעול היומי.
• תוכנה ייעודית מתאימה כשהמלאי נמדד לפי תא, יש חיוב דלקנים חודשי, ומשרד שלם תלוי בתעודות נייר.

איפה ovalotCRM עומדת בקריטריונים, ומה היא לא עושה

המערכת ovalotCRM היא תוכנה ייעודית לחברות הפצת דלק והובלה בישראל. לפי הקריטריונים שלמעלה היא כוללת מלאי ליטרים לפי תא עם סגירת יום, חיוב כרטיסי דלק מקבצי חברות הדלק, תעודת משלוח עם חתימה ותמונה באפליקציית הנהג בדפדפן, חשבוניות דרך מורנינג (חשבונית ירוקה) עם מספר הקצאה, אובליגו עם מסגרות אשראי והתראות, והוראות קבע באישור מנהל בוואטסאפ.

מה שאין: חיישני מיכלים, חיבור למדי זרימה ואופטימיזציית מסלולים מתקדמת. המערכת אינה תוכנת הנהלת חשבונות מלאה, אלא מפיקה מסמכים דרך מורנינג ומייצאת תנועות לחשבשבת. אין חיבור API ישיר לחברות הדלק, והקבצים נקלטים מקובץ.

תמחור המנוי נקבע לפי מספר הנהגים הפעילים בחודש, והצעת מחיר מדויקת ניתנת בשיחה.

מקורות

• רשות המסים: התהליך לחשבוניות ישראל ומדרגות הסף
• הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), נבו

שאלות נפוצות